Abonnement et facturation électroniques au forfait.
Au préalable, il est indispensable de cocher « utiliser le forfait eFact » dans la configuration.
Quand l’activation est faite, il n’est plus possible de revenir en arrière !
- Cliquez sur l’onglet « Tarification »
- Cliquez sur la roue dentée pour accéder aux paramètres de la tarification
- Cliquez sur « Paramètres du cabinet »
- Cliquez sur « Général »
- Cochez « Utiliser eFact forfait »
- Cliquez sur « Sauvegarder »
- Deux icônes supplémentaires apparaissent.
Inscription, annulation et désinscription
Inscription électronique :
- Cherchez le patient dans la module de tarification.
- Cliquez sur « inscription »
Notez que la date de début de l’inscription ne peut pas être modifiée, elle dépend de la date d’inscription indiquée.
La date d’inscription peut être demandée à une date antérieure mais la décision finale revient à la mutuelle.
Indiquez si le formulaire d’inscription a été signé par le patient lui-même ou par son tuteur.
(Remarque : les contrats ne doivent plus être envoyés à la mutuelle mais conservés en vue d’un contrôle éventuel).
4. Cliquez sur « Sauvegarder » afin d’envoyer une requête synchrone à la mutualité du patient.
La mutuelle va répondre immédiatement (requête synchrone) et communiquer un n° de référence qui sera indiqué dans le dossier du patient.
Une ligne mentionnant le statut « Inscrit (électronique) » apparait dans le dossier du patient.
Si l’inscription échoue, il faut la relancer immédiatement pour obtenir le n° de référence.
Annulation de l’inscription :
Pendant la période courant entre la date d’inscription et la date du début du forfait, il est possible d’annuler sans raison l’inscription (il n’est pas possible de désinscrire durant cette période).
Il suffit alors de cliquer sur « Annuler l’inscription » :
Désinscription :
La désinscription peut être effectuée en choisissant des motifs liés au patient ou à la maison médicale.
La date de fin de forfait dépend de plusieurs critères :
Demande effectuée par le patient :
- Peut être demandée dans le futur avec un maximum de 3 mois
- Si pas de demande particulière, la date de fin du forfait sera la fin du mois en cours
Demande effectuée par la maison médicale :
- Si la demande est faite du 1 au 15 du mois inclus, l’abonnement prend fin à la fin du mois
- Si la demande est faite après le 15 du mois, l’abonnement prend fin du mois + 1 mois
Il suffit de cliquer sur « Désinscription » :
Indiquez la date et le motif de désinscription puis sauvegardez.
La demande va être envoyée directement à la mutuelle (requête synchrone).
Une ligne mentionnant le statut « Désinscrit (électronique)t » apparait dans le dossier du patient.
Facturation
La première différence entre la facturation sur papier et électronique est que la facturation électronique doit se faire le mois en cours et plus le mois précédent.
Ex : la facturation du mois de novembre doit se faire entre 01/11 et 30/11.
La « vérification des patients » n’est plus nécessaire.
- Allez dans l’onglet « Tarification »
- Cliquez sur l’icône « facturation »
- Cliquez sur « Nouvelle facture forfaitaire »
4. Cliquez sur « Lancez la vérification de l’assurabilité ». Cette procédure permet de contrôler le statut des patients inscrits avant d’effectuer la facturation.
Il n’est pas possible de facturer tant que la vérification n’a pas été effectuée.
La vérification a été lancée, le statut de la demande est en attente de réponses de MyCareNet :
Après réception de toutes les réponses, pour chaque patient inscrit, ou maximum après 48h, le bouton “Facturation forfaitaire” sera visible et permettra de lancer la facturation.
Si au bout de 48h, vous avez des patients pour lesquels vous n’avez pas reçu de réponse, vous pouvez choisir de relancer une vérification de l’assurabilité (5).
Vous pouvez aussi facturer (6) avec un risque de refus partiel de la facture.
Les factures sont créées à l’arrière-plan et vous les trouverez dans l’onglet « A traiter » pour un dernier contrôle.
7. Allez dans l’onglet « A traiter »
8. Ouvrez le détail pour effectuer un contrôle et pour envoyer électroniquement votre facture.
9. Cliquez sur « Créer une facture électronique ».
Effectuer les étapes 8 et 9 pour toutes les factures situées dans l’onglet « A traiter ».
Les factures envoyées se trouvent dans l’onglet « A recevoir » en attente des réponses des mutuelles :
Les payements seront enregistrés automatiquement et disponibles dans l’onglet « Terminé ».
Gestion des réponses provenant des mutuelles
Refus:
Sous l’onglet « Refusé » vous trouverez les factures totalement refusées.
- Cliquez sur « Refusé » si vous voyez un chiffre à côté de cet onglet.
- Cliquez sur le « i » pour connaitre le motif de refus et la liste éventuelle des patients concernés.
Une facture rejetée doit toujours être complètement supprimée pour que vous puissiez la refacturer.
Une fois la facture supprimée, et les corrections faites, il sera possible de refacturer à cette mutuelle le mois en cours.
Terminé
Sous l’onglet terminé vous trouverez les factures complétement ou partiellement acceptées par les mutuelles.
Vous distinguerez les factures contenant des rejets à corriger grâce à une alerte :
Cliquez sur le « i » pour accéder aux détails des factures :
Vous pourrez alors visualiser la liste des payements acceptés :
Et la liste des payements refusés ainsi que le motif (en rouge):
Vous devrez corriger puis supprimer chaque ligne de refus avec la « poubelle ».
Ces refus seront alors facturés dans la facture suivante.
Il ne sera pas possible d’éditer la facture du mois suivant tant que ces refus n’auront pas été supprimés.
Dernière mise à jour: 05/10/2020/P.E.