FAQ

Foutmelding bij een Hoofdstuk IV aanvraag of verlenging?

Statuspagina

Krijgt u een foutmelding bij het aanvragen of verlengen van een geneesmiddel dat valt onder hoofdstuk IV, kan dit meerdere oorzaken hebben.

In eerste instantie is het belangrijk om de statuspagina van CareConnect, eHealth en MyCareNet na te kijken. Op deze statuspagina’s kan u zien of er algemene problemen zijn, ook specifiek met betrekking tot hoofdstuk IV. De statuspagina kan u raadplegen door in CareConnect op het vraagteken te klikken en vervolgens te kiezen voor statuspagina. Op de eerste webpagina die u te zien krijgt (https://status.careconnect.be/) kan u nakijken of er problemen zijn met interne systemen bij Corilus.

U kan op deze pagina ook doorklikken naar de statuspagina’s van eHealth en MyCareNet:

Daarnaast merken wij dat een veelvoorkomend foutmelding betrekking heeft op het tijdskader van het hoofdstuk IV. Probeert u bv. nu een verlenging te krijgen voor een akkoord waarvan de einddatum ver in het verleden ligt, dan krijgt u mogelijks een foutmelding. Probeer in dat geval een nieuwe aanvraag uit te voeren ipv een verlenging. Ook verlengingen ver voor het verstrijken van de einddatum uitvoeren, is niet mogelijk.

Alternatieven

Indien het niet lukt om een hoofdstuk IV via CareConnect aan te vragen, zijn er steeds 2 alternatieve werkwijzen.

Aanvraag via de webtoepassing civars

Via https://www.ehealth.fgov.be/nl/egezondheid/beroepsbeoefenaars-in-de-gezondheidszorg/civars-hoofdstuk-iv-en-viii kan de voorschrijvende zorgverlener steeds de akkoorden van zijn/ haar patiënt online raadplegen.
Via deze weg kan er eveneens een aanvraag uitgevoerd worden. De zorgverlener dient in te loggen met de identiteitskaart.

Aanvraag op papier

Aanvragen en verlengingen kunnen nog steeds op papier gebeuren.
Via de webpagina van het riziv kan u het meest recente formulier vinden: https://ondpanon.riziv.fgov.be/SSPWebApplicationPublic/nl/Public/RequestForm

open

Hoe kunnen bijwerkingen gemeld worden aan het FAGG?

Er zijn twee nieuwe eForms beschikbaar in CareConnect om meldingen van bijwerkingen te melden aan het FAGG.

Ga in het dossier van de patiënt naar de documenten en zoek op de term 'melding' om de nieuwe eForms te zien.

COVID-19: Melding van een bijwerking van een Covid-19 vaccin
Melding van een bijwerking van een geneesmiddel voor menselijk gebruik

Vul de verplichte velden van de eForm in. Ook de gegevens van de patiënt moeten bovenaan vervolledigd zijn.
De eForm kan ook naar het Helena-account van de patiënt gestuurd worden. Klik als laatste op Verstuur om de eForm naar het FAGG te versturen.

Hoe kan u controleren of de eForms correct verstuurd werden? Raadpleeg deze FAQ.

COVID-19: Melding van een bijwerking van een Covid-19 vaccin

De laatst geregistreerde vaccinatie tegen Covid-19 in het EMD zal automatisch ingevuld worden in deze eForm. Alsook het lotnummer, dosis en datum worden automatisch aangevuld.

Melding van een bijwerking van een geneesmiddel voor menselijk gebruik

open

Herfacturatie voor forfaitaire facturatie (medisch huis)

Hoe kan de herfacturatie forfait uitgevoerd worden?

Stap 1: zoek de patiënt op binnen de tarificatiemodule

U kan de patiënt opzoeken in de tarificatiemodule om het overzicht van deze patiënt te openen.

Stap 2: open het nieuwe tabblad ‘opnieuw gefactureerd periodes’

Vanuit het overzicht ziet u nu een nieuw tabblad ‘opnieuw gefactureerde periodes’. Door hierop te klikken kan u in het overzicht van deze functionaliteit weergeven.

Stap 3: klik op het ‘+’ icoon om een periode te herfactureren

Via het ‘+’icoon kan u de pop-up voor het instellen van de periodes openen.

Stap 4: selecteer de gewenste perioden en diensten die opnieuw gefactureerd moeten worden

In dit scherm kan u de perioden selecteren die opnieuw gefactureerd moeten worden. Indien het om aansluitende perioden gaat, kan u deze in één keer registreren. Niet opeenvolgende periodes moeten telkens apart geregistreerd worden.

Stap 5: Factureer

Nu de perioden geregistreerd zijn voor deze patiënt kan u een nieuwe factuur maken en zullen de geselecteerde periodes bij de regularisaties terug te vinden zijn.

open

Hoe beheer ik de activatie voor zwangere patiënten en wat is de invloed op de prioriteit van vaccineren?

Hoe activeer ik de risicopatiënten tussen 18 en 44 jaar?

Vanaf 16 april 2021: Fase 4: nieuwe versie van de barometer audit vaccinatiegraad of bekijk hier de video (kijktijd 4:45)
Vanaf 03 mei 2021: Fase 3: exporteren van de risicopatiënten (prio 2)

Hoe beheer ik de activatie voor zwangere patiënten en wat is de invloed op de prioriteit van vaccineren?

De vaccinatiestatussen in volgorde van prioriteit worden vanaf 3 mei meer gespecifieerd in:

Geactiveerd als zwangere patiënt
Geactiveerd als risicopatiënt
Geactiveerd (geen risicopatiënt)
Niet geactiveerd

Activatie als zwangere patiënt (hoge prioriteit)

Klik op Covid-19 vaccinatie: Activeer als zwangere patiënt in het dossier onder Vaccinaties < COVID-19 om deze patiënt met hoge prioriteit te activeren.

Deze knop is zichtbaar voor alle vrouwelijke patiënten en mag enkel op vraag van de patiënt aangeklikt worden.

De status Geactiveerd als zwangere patiënt heeft een hogere prioriteit. Deze patiënten zullen dus vlugger voor vaccinatie gecontacteerd worden dan patiënten met status Geactiveerd als risicopatiënt:

Na activatie als zwangere patiënt wordt de status aangepast naar Geactiveerd als zwangere patiënt:

Activatie als risicopatiënt (prioriteit)

Risicopatiënten activeren niet meer mogelijk!

De periode om geïdentificeerde risicopatiënten door te geven voor een prioritaire vaccinatie is afgelopen. Je kan dus geen bijkomende risicopatiënten meer aanmelden en doorsturen naar de overheid. Reeds geactiveerde risicopatiënten blijven uiteraard voorrang krijgen.

Voor zwangere vrouwen wordt hierop een uitzondering gemaakt. Zij kunnen dus nog wel geactiveerd worden voor prioritaire vaccinatie. Zwangere patiënten dienen nog steeds zelf aan te geven dat ze een vervroegde vaccinatie wensen. Zij kunnen dan individueel toegevoegd worden.

Bedankt om de voorbije maanden massaal gebruik te maken van alle ontwikkelde functionaliteiten binnen CareConnect om risicopatiënten de mogelijkheid te geven tot een prioritaire vaccinatie!

Via het dossier van de patiënten die niet in de statistiek verschijnen

Klik op Covid-19 vaccinatie: Activeer als risicopatiënt in het dossier onder Vaccinaties < COVID-19 om deze patiënt met prioriteit te activeren.

Patiënten kunnen niet alleen vanuit de huisartsensoftware geactiveerd worden. De toevoeging van deze statussen geeft u als arts een beter zicht met welke prioriteit deze patiënt een uitnodiging van de overheid zal ontvangen. Als de patiënt niet als risicopatiënt geactiveerd werd, kan u dus alsnog de activatie van prioriteit verhogen.

Enkel artsen kunnen patiënten activeren als risicopatiënt. Als u de status Geactiveerd als risicopatiënt ziet in het dossier, wil dit zeggen dat een huisarts deze patiënt geactiveerd heeft.

Na activatie wordt de status Geactiveerd als risicopatiënt weergegeven:

Via de statistieken 18-44 jarigen en 18-64 jarigen

1) Ga naar het overzicht van de statistiek en filter op Risico audits.
2) Kies één van de statistieken en klik op zoekopdracht rechts onderaan (of Start zoekopdracht via rechter muisklik).

3) Selecteer de patiënten die nog niet als risicopatiënt geactiveerd werden (rood kruis).

Het rode kruis heeft dus twee betekenissen: Niet geactiveerd of Niet geactiveerd als risicopatiënt in deze statistiek.

4) Klik op COVID-19 vaccinatie: Activeer patiënt.

Niet geactiveerd of gedeactiveerd of status onbekend?

Niet geactiveerd: de patiënt werd nog niet door een huisarts of organisatie geactiveerd.

Gedeactiveerd: de patiënt werd om een bepaalde reden door een huisarts of organisatie gedeactiveerd voor bepaalde of onbepaalde duur. vb. weigering vaccinatie

Status onbekend: het rijksregisternummer van de patiënt is nog niet gekend in de databank van de overheid. Wacht 24u af en probeer dan opnieuw de patiënt te activeren.

open

PRF - Hoe kan u een patiëntendossier maken voor een arts buiten België?

Hoe kan u een patiëntendossier maken voor een arts buiten België?

Plaats een map met de naam van de patiënt op het bureaublad van de computer.

1. Ga in het dossier van de patiënt naar het tandwiel.
2. Kies voor Export.
3. Klik op Nieuw.
4. Kies voor het formaat Patient Readable Format.
5. Klik op Export.

6. De documenten worden nu aangemaakt in de achtergrond zal even ‘In uitvoering’ te zien zijn.

7. De status van de export zal veranderen naar ‘Voltooid’. Klik op het download icoon om de inhoud van het dossier in de map te plaatsen.
8. Zoek de map.
9. Selecteer de map.

Het dossier is nu in die map terug te vinden. Deze PRF staat voor patiënt Readable Format.
De dossiergegevens zijn nu dus ook leesbaar.
Opgelet: gelieve deze gegevens altijd op een beveiligde manier met de patiënt mee te geven vb. op usb-stick

Tags: prf, PRF, export, dossier, buitenland

open

Werden voor mijn praktijk patiënten verwijderd uit de vaccinatiedatabank?

Het gaat over een zeer beperkt aantal patiënten.

Via de eHealthbox zal u een bericht ontvangen indien GMD-patiënten verwijderd werden uit de vaccinatiedatabank voor uw praktijk.

Reden?

In een eerdere corona-update lieten we reeds weten dat het doorgeven van een bepaald type vaccin bij de individuele activatie van risicopatiënten voor COVID-19 niet langer wordt toegestaan. Deze communicatie werd ook uitgestuurd via mail op 21 april 2021.
Deze mogelijkheid werd initieel in CareConnect aangeboden op vraag van de bevoegde instanties. Enige tijd later werd gevraagd deze functionaliteit opnieuw te verwijderen, omdat deze in strijd was met het advies van de Hoge Gezondheidsraad.

Ga voor deze patiënten naar het dossier en activeer de patiënt manueel.

Krijgt u een foutmelding bij de het reserveren van de vaccinatiecode?

Opgelet! Op de doclr-website kan uitsluitend op "Doorgaan" geklikt worden indien uw patiënt reeds een uitnodiging heeft ontvangen. Indien de patiënt deze uitnodiging nog niet heeft ontvangen is de vaccinatiecode nog niet gekend in het reservatiesysteem. De patiënt moet dus wachten op de uitnodiging van het respectievelijke vaccinatiecentrum.

Vergelijk uw vaccinatiegegevens van patiënten uit uw praktijk met de collega's

Op Healthstat.be kan u de doorgestuurde gegevens raadplegen en vergelijken met de cijfers uit uw regio.

43 statistieken werden toegevoegd in CareConnect om een beeld te krijgen van de COVID-19 vaccinatiegraad in uw praktijk. Rapporteer deze via de Audit vaccinatiegraad. Zo blijft u op de hoogte van de groepsimmuniteit binnen uw praktijk! Bekijk hier de handleiding en bekijk hier de veelgestelde vragen omtrent de vaccinatiecampagne.

Benieuwd wanneer u de tweede statistiek voor risicopatiënten tussen 18 en 44 jaar kan activeren? De datum is bekend! Bekijk de info voor elke fase hier!

Staat de synchronisatie met Vaccinnet goed ingesteld?

Hoe werkt de synchronisatie met CareConnect en Vaccinnet? Om een vaccinatie te registreren is geen therapeutische relatie nodig, maar wel om deze via Vitalink te visualiseren in uw patiëntendossiers. Bekijk hier alle info en specificaties.

open

Audit Vaccinatiegraad: Hoe ver zit uw praktijk van volledige vaccinatie?

Audit Vaccinatiegraad: Covid-19 Vaccinatie barometer

Wat zijn de cijfers van de groepsimmuniteit binnen uw praktijk? Hoeveel patiënten kregen al een eerste vaccin? Hoeveel patiënten werden al volledig gevaccineerd?
Wat is de vaccinatiegraad per risicoprofiel binnen de praktijk?

Op deze vragen krijgt u een antwoord in onderstaande handleiding. Of bekijk hier de video (kijktijd 4:45)

Als Corilus en ook vanuit Sciensano vragen we jouw enthousiaste medewerking om deze cijfers wekelijks te rapporteren.
Op Healthstat.be kan je de doorgestuurde gegevens raadplegen en vergelijken met de cijfers uit jouw regio.

Belangrijk om te weten

Elke week 1 keer
1 zorgverlener in de praktijk
Tussen vrijdagmiddag 12 uur en maandagmiddag 12 uur
Doorsturen in 4 kliks

Werking

Het productieteam heeft hard gewerkt om in totaal 43 statistieken te integreren in functie van de nieuwe barometer Audit: Vaccinatiegraad. Net als de voorgaande barometer is deze te bereiken via het tandwiel rechts bovenaan.

Eén zorgverlener dient deze lijst één keer per week op te sturen naar Sciensano. Deze zorgverlener dient eenmalig de praktijkinformatie aan te vullen.

Na het klikken op Start zoekopdracht zullen de gegevens in de eForm automatisch geüpdatet worden.

In het overzicht zijn het totaal aantal patiënten te vinden onderverdeeld in patiëntengroepen per risicoprofiel.

aantal patiënten met GMD in de praktijk

aantal patiënten met GMD in de praktijk die één van de twee vaccinaties gekregen hebben

aantal patiënten met GMD in de praktijk die volledig gevaccineerd zijn

Klik daarna op Verstuur om deze cijfers naar Sciensano te versturen. Dit moet tussen vrijdag 12u - maandag 12u.

open

Helena alert: Account aanmaken in 30 seconden

Hoe kan u voor patiënten vlot en veilig een Helena account aanmaken? Onderstaande handleiding en deze video bieden de oplossing met als resultaat minder administratie en meer tijd voor uw patiënten vanaf CareConnect 5.1!

Indien het gebruik van Helena geactiveerd werd, zal een waarschuwing in het dashboard zichtbaar zijn. Eén klik op het pijltje opent de mogelijkheid om direct een account binnen 30 seconden aan te maken.

Onder Configuratie < Applicatiegebruik wordt de optie "Inschrijving Helena starten bij het openen van het dossier als patiënt niet ingeschreven is" toegevoegd.

Wordt deze optie geactiveerd? Dan zal bij het openen van het patiëntendossier een automatische controle gebeuren:

De patiënt heeft een Helena account => er gebeurt niets.
De patiënt heeft geen Helena account => een extra venster verschijnt om een account aan te maken. Dit kan onder beheer van de patiënt zelf of via volmacht.

Wanneer wordt gekozen voor een account onder volmacht?

Bekijk hier de volledige handleiding en hoe het account voor de patiënt zichtbaar zal zijn.
Raadpleeg hier om de FAQ voor patiënten. Deze info mag met de patiënt gedeeld worden.

Na het uitvoeren van de update wordt per zorgverlener eenmalig gevraagd deze optie direct te activeren zonder dat u dus naar het configuratiescherm dient te gaan.

open

Synchronisatie met Vaccinnet

Hoe werkt de synchronisatie tussen CareConnect en Vaccinnet?

Langer dan 7 dagen geleden? De synchronisatie zal niet doorgaan naar Vaccinnet! Het is dan nodig deze vaccinatie ook nog op Vaccinnet te registreren!

Is de configuratie correct ingesteld voor het gebruik van Vaccinnet ?

Klik op het tandwiel rechts bovenaan.
Klik op Applicatiegebruik.
Vink aan: Vaccinaties naar Vaccinnet doorgeven.
Voor Franstalige artsen dient niets ingevuld te worden in het veld voor. Voor de Nederlandstalige artsen dient de GRPR-code hier ingegeven te worden als die toegekend werd via het Vaccinnetaccount.
Vink aan: Vaccinaties van Vitalink in Careconnect integreren.
Klik onderaan op Bewaar.

Deze synchronisatie is bidirectioneel:

Vaccinnet => CareConnect
CareConnect => Vaccinnet

Vaccinnet vs. CareConnect
Wanneer patiënten gevaccinneerd worden, wordt dit geregistreerd op Vaccinnet. Vervolgens synchroniseren deze gegevens naar CareConnect en wordt het vaccin automatisch getoond onder Vaccinaties. Voor deze weergave en synchronisatie is uiteraard een rijksregisternummer nodig in het dossier. Deze actualisering zal ook pas optreden wanneer u als arts een therapeutische relatie heeft met de patiënt. De gegevens worden via Vitalink vanuit Vaccinnet opgehaald.

Wacht 24 uren na het instellen van de configuratie om de synchronisatie tussen Vaccinnet en Vitalink in werking te laten treden.

Hoe een therapeutische relatie registreren met uw patiënt?

Klik in het dossier op het tandwiel.
Klik op Privacybeheer.
Registreer de geïnformeerde toestemming en therapeutische relatie eHealth/Hubs.
Aangeraden: registreer een Helena account voor de patiënt om op een beveiligde manier documenten en voorschriften te delen. Ook het vaccinatieschema zal de patiënt op deze manier kunnen bekijken

Hubs? Wat is dit? Klik hier voor een uitgebreide uitleg op de site van ehealth.fgov.be

CareConnect versus Vaccinnet

Vaccinaties kunnen geregistreerd worden in Careconnect. Deze worden naar Vaccinnet gesynchroniseerd.

Voor het ingeven van een vaccinatie COVID-19 in CareConnect (voor zowel Vlaanderen, Brussel als Wallonië):

is het verplicht de twee checkboxen voor synchronisatie aan te vinken onder Applicatiegebruik;
is het verplichte een therapeutische relatie te hebben met de patiënt;
is het verplicht een lot nummer in te geven;
worden bijwerkingen of extra info niet meegestuurd.

Vink Stock aanpassen aan om het aantal in de voorraad met 1 te verminderen.

In het detailscherm van het overzicht zal bij auteur Vlaams agentschap zorg en gezondheid vermeld staan bij de vaccinaties die via Vitalink gesynchroniseerd werden.

Het gebruik van Vaccinnet in het kader van Covid-19

Voor Vlaanderen:
Klik hier

Voor Wallonië:
Klik hier
Voor de Duitstalige gemeenschap:
Klik hier
Voor Brussel:
Klik hier

Naar boven ↑

open

Geavanceerde tarificatie: Personaliseerbare facturen voor patiënten en instellingen

Hoe kan u gepersonaliseerde facturen voor patiënten en instellingen aanmaken?

Configuratie:

Er zijn twee mogelijkheden: Papieren facturen worden opgesteld op naam van de praktijk of op naam van de zorgverlener.

1ste mogelijkheid : facturen worden opgesteld op naam van de praktijk

De identificatiegegevens van zowel de praktijk als van de zorgverlener dienen vooraf te worden ingesteld:

2de mogelijkheid : facturen worden opgesteld op naam van de zorgverlener

Er dient vooraf te worden aangegeven in de instellingen dat de informatie van de zorgverlener gebruikt zal worden als begunstigde van de factuur.

Nadat u « Gebruik zorgverlener begunstigde » hebt aangevinkt, kan u de gegevens invullen van de zorgverlener die gebruikt zullen worden voor het opstellen van de factuur:

Aanmaken nieuwe factuursjablonen:

Nadat u de « info begunstigde » hebt ingevuld bij de praktijkinstellingen of de instellingen van de zorgverlener, kan u volledig gepersonaliseerde factuursjablonen aanmaken door te klikken op « nieuwe factuursjabloon »:

Elk sjabloon voor een herinneringsbrief kan worden afgedrukt, gedupliceerd, gewijzigd en verwijderd :

Klik op het potloodje om toegang te hebben tot de inhoud van de brief. Alle velden zijn personaliseerbaar.

Ga met de cursor over « i » om bijkomende informatie te bekijken

Ga met de cursor over het foto-icoon om te zien waar de informatie zich bevindt op de facturen :

Instellingen voor het verzenden van facturen:

Een aantal parameters gelinkt aan het verzenden van facturen kunnen nog worden ingesteld (N° factuur, vervaldata, gegevens voor het voorblad, bepalen van een standaardsjabloon)

Als u hebt bepaald dat de facturen in naam van de praktijk worden gemaakt, kan u deze gegevens aanpassen via de Praktijk instellingen:

Als u hebt bepaald dat de facturen op naam van de zorgverlener zijn, kan u deze gegevens aanpassen via Zorgverlener instellingen. Hier vinkt u « Gebruik de factuurinstellingen van de zorgverlener » aan: