FAQ

Hector is een beveiligde mailbox voor medische berichtgeving die via de eHealthbox verstuurd wordt tussen zorgverleners en organisaties zoals laboratoria. Download hector via deze link. Meer info over Hector kan u hier vinden.

Hector interface

Check of Hector actief staat door het logo terug te vinden in de achtergrondtaken zodat u weet dat Hector actief blijft en een automatische controle uitvoert op nieuwe berichten.
Klik dubbel op dit icoontje om Hector in uw standaardbrowser te openen.

Voor Windows: rechts onderaan (al dan niet door het pijltje van de achtergrondtaken aan te klikken.

Voor Mac: rechts bovenaan.

Controleren of Hector zelf opstart kan via 'Taakbeheer' (Windows) of 'Gebruikers en groepen' via 'Systeemvoorkeuren' (Mac OS).

  

Berichten ontvangen en versturen

Laad het eHealthcertificaat van minimum één zorgverstrekker in. Zo zullen berichten via die eHealthbox <--> Inbox in Hector verstuurd en ontvangen worden.
Hector op een nieuw toestel? Bel de Helpdesk op 09 325 87 60 zodat we de toegang kunnen activeren.

Onder ‘Berichten’ worden inkomende en uitgaande berichten weergegeven in de mappen ‘Inbox & Inbox EMD (berichten gestuurd naar de medische software)’ en ‘uitgaand’.

Scroll naar beneden om de knop ‘instellingen’ te zien.

1. Definieer de manier van ontvangen en de map naar het EMD.

2. Definieer de manier van verzenden en de map vanuit het EMD.

3. Overzicht van de eHealthcertificaten en details.

1. Definieer de manier van ontvangen en de map naar het EMD.

De optie ‘Maak een ADR.xml file aan?’ staat aangevinkt.
De map waar deze berichten naar verstuurd mogen worden zodat deze opgehaald kunnen worden door CareConnect staat hier ingevuld.

Nieuw toestel? Dan zullen deze mappen eerst nog aangemaakt moeten worden. Onderstaande configuratie wordt aangeraden:

  • Windows: C:\CareConnect

  • Mac: /Users/Shared/CareConnect

2. Definieer de manier van verzenden en de map vanuit het EMD.

De TO_SEND map en de error map staan ingevuld voor de uitgaande berichten.

  • Windows: C:\Hector\TO_SEND en C:\careconnect\error

  • Mac: /Users/Shared/Hector-data/TO_SEND en /Users/Shared/careconnect/error

3. Overzicht van de eHealthcertificaten en details

Flow ontvangen berichten                      Flow verstuurde berichten

            

Verzonden berichten zijn zichtbaar in Hector maar ook op uw computer zijn deze terug te vinden in de map ‘SEND’.

(Opnieuw) versturen van berichten in Hector naar CareConnect General Practitioner:

1. Selecteer de berichten die u wenst te exporteren naar CareConnect.

2. Klik op het icoontje links bovenaan.

3. Klik op ‘Exporteer EMD’.

4. Kies één van de opties en klik op exporteer.

Gebruiker/eHealthcertificaat toevoegen in Hector

1. Klik op ‘Instellingen’.

2. Klik op ‘Edit’ onder ‘eHealth Credentials’.

3. Voeg een eHealthcertificaat toe door te klikken op 

4. Voeg het eHealthcertificaat toe, vul het zelfgekozen wachtwoord in gelinkt aan het eHealthcertificaat en klik op ‘Upload’.

eHealthcertificaat vernieuwen in Hector

1. Klik op ‘Instellingen’.

2. Klik op ‘Edit’ onder ‘eHealth Credentials’.

3. Klik het eHealthcertificaat aan die u wenst te vernieuwen.

4. Klik op ‘Update Certificaat’.

5. Geef het eHealthcertificaat in, vul het wachtwoord in en klik op ‘Bijwerken’.

Account taal

1. Scroll naar onder om de gebruikersinstellingen te raadplegen.

2. Klik op ‘Mijn voorkeuren’.

3. Pas de account taal aan en refresh de pagina (in de browser).

 

1. Voldoet uw toestel aan de systeemvoorwaarden?

Check de systeem vereisten voor CareConnect General Practitioner.

2. Download CareConnect General Practitioner

Klik op: https://services.careconnect.be/client/5.3-gp/otherplatforms.html

Klik de correcte downloadlink aan: Windows of Mac OS X:

Opslaan van .exe bestand en/of klik op uitvoeren.

 -->

Op Mac kan u de download bovenaan in uw browser terugvinden of in uw Dock.

Voer de installatie uit.

3. De eerste keer inloggen op het nieuwe toestel

Uw praktijknaam wordt gevraagd.

Deze kan u gemakkelijk terugvinden bovenaan op een ander toestel met CareConnect General Practitioner. 

Meld aan in CareConnect General Practitioner.

Nieuwe gebruiker? Activeer Corilus Passport (Multifactor authenticatie).

Deze manier van inloggen is niet noodzakelijk voor de werking van CareConnect, maar is wel een must als u ook CareConnect Mobile gebruikt.
Bovendien kan het als back-up gebruikt worden om in te loggen als u uw eID niet hebt (verloren, defect, …) of er een probleem is met de kaartlezer (vergeten, defect, …).

4. Configureer uw CareConnect

Nieuwe gebruiker?

Bestaande gebruiker en dus enkel een nieuw toestel?

Configuratie wordt overgenomen via de Cloud, maar twee onderdelen moeten nog ingesteld worden:

  • Afdrukken: via Instellingen (het tandwiel bovenaan rechts) en Afdrukken, kunt u uw printers instellen. Vul de printer, de lade en het papierformaat in. Voor voorschriften is dat DL. Voor een etiketprinter kiest u het formaat 29 x 90 mm (is het meest gebruikt) en liggend als afdrukstand.

  • Berichten: link tussen Hector en CareConnect General Practitioner instellen. Op een nieuw toestel zullen deze mappen nog niet bestaan dus zal u die moeten aanmaken:

Windows:

Mac:

5. Hector

U moet ook Hector installeren als u berichten wilt versturen (en ontvangen) vanuit CareConnect op die computer. Contacteer onze helpdesk voor de installatie van een eerste gebruiker in Hector op het nummer 09 325 87 60.
Om de installatie vlot te laten verlopen hebben we minimum één eHealthcertificaat met wachtwoord nodig.
Installeer Hector via: https://download.healthconnect.be/products/hector/slow-ring/

6. Kaartlezersoftware

Eventueel moet u ook nog de kaartlezersoftware van de overheid installeren. Deze is niet nodig voor CareConnect, maar wel voor eHealth-diensten. Meer daarover vindt u op https://eid.belgium.be/nl voor Windows en via de link “eID software downloaden voor een ander besturingssysteem” voor Mac.

Hoe haal ik mijn overzicht van ontvangsten uit de vorige praktijk?

Indien u geen actieve gebruiker meer bent in de vorige praktijk, zal u de gegevens niet meer kunnen raadplegen.
Het is dus noodzakelijk toestemming te vragen aan de desbetreffende praktijk zodoende gedurende een bepaalde periode toestemming te krijgen als actieve gebruiker in CareConnect in te loggen.
Een actieve gebruiker van de vorige praktijk die toegang heeft tot het gebruikersbeheer, kan u als gebruiker terug activeren zodat u de overzichten uit de tarificatiemodule kan exporteren naar CSV.
 
Er zijn twee mogelijkheden:

Mogelijkheid 1: tijdelijke licentie activeren

Deze optie is betalend en dient voor een minimum van vier weken ingesteld te worden.

De actieve gebruiker zal de volgende stappen moeten doorlopen:

1) Klik op het tandwiel rechtsboven.

2) Klik op ‘Overzicht’ onder ‘Gebruikersbeheer’.

3) Selecteer de naam van de gebruiker die toegang wenst in het overzicht.

4) Klik op ‘Activeer gebruiker’.

Afhankelijk of er nog beschikbare licenties zijn zal de volgende vraag gesteld worden:

Indien er geen beschikbare licenties zijn zullen facturatiegegevens gevraagd worden. Er zal ook een keuze gevraagd worden om als permanente of tijdelijke gebruiker toegang te verlenen. 

Aangezien facturatiegegevens gevraagd worden is deze mogelijkheid dus betalend.

5) Vul de licentiegegevens aan.

6) Vul de facturatiegegevens aan.

7) Vul indien nodig de duur van de tijdelijke licentie in. Opgelet: minimum 4 weken.

8) Accepteer de voorwaarden.

9) Klik op volgende.

De gebruiker kan nu inloggen als permanente of tijdelijke gebruiker in CareConnect onder de praktijknaam van de vorige praktijk. 
Nadien kan een gebruiker uit de vorige praktijk die gebruiker terug deactiveren en de licentie stopzetten.
Stopzetting van een licentie is enkel noodzakelijk in het geval van een permanente licentie. Tijdelijke licenties worden vanzelf gestopt en gedeactiveerd.

Mogelijkheid 2: Licentie tijdelijk wisselen

Deze mogelijkheid is van toepassing voor gelijk welke duur bijvoorbeeld enkel een voormiddag of enkel gedurende een dag toegang geven, maar:

Nadeel? Eén van de actieve gebruikers op dat moment geen gebruik kan maken van CareConnect en ook de taken van die gebruiker in de takenmodule zullen verdwijnen.

We hebben: 

  • Gebruiker A = gebruiker met toegang tot gebruikersbeheer die de wissel zal doen
  • Gebruiker B = gebruiker die licentie even niet zal kunnen gebruiken
  • Gebruiker C = ex-gebruiker die tijdelijk terug zal inloggen

De volgende stappen dienen doorlopen te worden:

1) Klik op het tandwiel rechtsboven.

2) Klik op Overzicht onder de titel Gebruikersbeheer.

3) Gebruiker A selecteert de “te vervangen arts”(gebruiker B) in het overzicht en klikt op ‘Deactiveer gebruiker’. Hierdoor wordt de gebruiker gedeactiveerd en verdwijnt deze ook in de lijst onder ‘Licentiebeheer’. 

4) Om de collega arts als gebruiker in CareConnect toe te voegen: klik de gebruiker C aan in het overzicht.

5) Klik op ‘Activeer gebruiker’.

Na de vervanging herhaalt u de stappen om de oorspronkelijke arts terug toegang te geven tot CareConnect.

1) Klik op het tandwiel rechtsboven.

2) Klik op Overzicht onder de titel Gebruikersbeheer.

3) Selecteer de arts die de vervanging uitgevoerd heeft en deactiveer deze gebruiker. Hierdoor wordt de gebruiker gedeactiveerd en verdwijnt deze ook in de lijst onder ‘Licentiebeheer’.

4) Selecteer de oorspronkelijke arts in het overzicht en klik op ‘Activeer gebruiker’. De gebruiker is terug gekoppeld aan een licentie en kan nu terug inloggen in CareConnect.

 
De volgende melding verschijnt na het inladen van het eHealthcertificaat:
 

Controleer de grootte van het eHealthcertificaatbestand. Deze dient minimum 10 kB te bedragen.

Is deze kleiner dan 10 kB dient u stap 2 uit te voeren om de aanvraag te vervolledigen:
Controleer aan de hand van onderstaande handleiding of uw eHealthcertificaat in orde is op het niveau van eHealh.

Controleer via UPPAD uw gegevens door te surfen naar:

1) Scrol naar de ‘Onlinediensten’.
2) Klik op ‘UPPAD’ in het overzicht.
3) Klik op ‘Toegang tot UPPAD’.
 
 
4) Meld aan met uw identiteitskaart of Itsme
 
 
5) Klik op het luikje voor ‘Professionele gegevens’
6) Klik op ‘RIZIV-nummer en accreditering’
7) Het RIZIV-nummer en kwalificatiecode worden vermeld onder de UPPAD. Indien u dit beeld krijgt, is uw eHealthcertificaat nog niet in orde op het niveau van eHealth.
We raden dan aan in dit geval contact op te nemen met eHealth.
Uw gegevens als HAIO zouden op onderstaande manier weergegeven moeten worden:
Indien het inladen van het eHealthcertificaat nog steeds foutmeldingen geeft, raden we aan deze te opnieuw aan te vragen.
Helena: Geen sms-code ontvangen?
Is het nummer 8850 geblokkeerd op uw toestel? 
iOS:
  • U kunt controleren of het selectievakje "Filter onbekende afzenders" is aangevinkt bij Instellingen > Berichten. Als deze functie actief is, ontvangt uw klant geen melding van een ontvangen bericht, tenzij het afkomstig is van een bekende afzender in de contactlijst. Onbekende berichten belanden in een spam, geblokkeerde, verwijderde, gearchiveerde of onbekende sms-inbox. 
  • U kunt geblokkeerde contactpersonen en nummers bekijken via Instellingen > Berichten > Geblokkeerde contacten. 
  • Een andere mogelijkheid is de functie "Niet storen". Ga naar: Instellingen > Niet storen. Als "Manual" is geactiveerd, is de modus actief. Als deze modus is geactiveerd, zal uw klant geen meldingen ontvangen wanneer de iPhone is vergrendeld. 
  • Zorg ervoor dat geen enkele applicatie van derden die op de telefoon is geïnstalleerd, berichten kan tegenhouden. 
  • Als uw een bericht of afzender wil blokkeren, kan dit door in het bericht op "Details" te drukken, druk op het "Info"-symbool, naar beneden te scrollen in de lijst en op "Blokkeer deze beller" te drukken.
Android:
  • Om een specifieke afzender te blokkeren, kan een gebruiker op het sms-bericht drukken > druk op het "menu" of het "3 punt" pictogram rechtsboven in het scherm > druk op "Blokkeer afzender". 
  • Ga naar de sms-toepassing en controleer of het spamfilter is geactiveerd door "menu" of "3 punt” pictogram" te selecteren in de rechterbovenhoek van het scherm > "Instellingen" > "Spamfilter" > als deze functie is geactiveerd. 
  • Ga naar "Telefooninstellingen" > "Apps" > selecteer de applicatie waarvan u berichten wilt ontvangen en zorg ervoor dat "Meldingen ontvangen" is ingeschakeld. 
  • Ga naar "Telefooninstellingen" > "Apps" > selecteer de applicatie waarvan u berichten wilt ontvangen en zorg ervoor dat "Meldingen ontvangen" is ingeschakeld. Schakel deze functie uit. 
  • Als u geen berichten ontvangt wanneer de telefoon is vergrendeld, ga dan naar "Telefooninstellingen" -> Apparaat -> Geluiden en meldingen -> Wanneer de telefoon is vergrendeld -> Stel in op: Toon alle inhoud. 
  • Zorg ervoor dat geen enkele applicatie van derden die op de telefoon is geïnstalleerd, berichten kan tegenhouden. 
Oplossing niet gevonden? Contacteer uw mobiele netwerkprovider.

Helena: Problemen met beeld/geluid bij het openen van een videoconsult op Helena? (Mac) 

Helena werkt niet met Internet Explorer.

    

U kan uw standaard webbrowser veranderen in de instellingen:
Ga via ‘Systeemvoorkeuren’ naar ‘Algemeen’.

Rechten aanpassen in Safari

1. Blijft het scherm zwart, dan kan u de rechten van de microfoon, camera etc. nakijken. (In dit voorbeeld via Safari). 
2. Safari detecteert een de aanvraag tot toegang voor uw camera en uw microfoon. Klik op ‘Sta toe’.
3. Een test zal worden uitgevoerd.
4. Klik op ‘Sta altijd toe’. Als de test geslaagd is zal u zichzelf in het onderste vakje zien.
5. Nu nog wachten tot uw patiënt connectie maakt.

Andere methode

Open de webbrowser Safari
1. Klik op « Safari » linksboven.
2. Klik op ‘Voorkeuren’.
3. Selecteer « Website »
4. Selecteer « Camera »
5. Kies voor de Helena-website in de lijst en klik op « Sta toe »
6. Volg dezelfde methode om de rechten toe te staan voor uw microfoon.
7. En voor de schermdeling.
8. Sta als laatste ook pop-upvensters toe in Safari.

 

 

Helena: Melding “Gelieve een meer complexe code in te stellen”

Een zelfgekozen pincode moet voldoen aan bepaalde voorwaarden, 

anders verschijnt deze melding:

Welke voorwaarden?

1.  6 cijfers (0-9)

2.  Maximaal 4 opeenvolgende cijfers

  • Geldige pincode: 123467, 987643
  • Ongeldige pincode: 123456, 123457, 987654, 987653

3.  Pincode moet minstens één uniek cijfer bevatten

  • Geldige pincode: 111112
  • Ongeldige pincode: 111111

Vragen?

Surf naar https://info.helena.care/

Klik op 'FAQ' om de informatiepagina te raadplegen.

Staat uw vraag hier niet? Klik op 'Contacteer ons'.

Communiceren en digitaal documenten delen via Helena

U heeft de mogelijkheid verschillende medische documenten te publiceren:

  • Een medicatievoorschrift
  • Een rapport/labo
  • Een SumEhr
  • Het medicatieschema

Een medicatievoorschrift publiceren op Helena

Via een nieuw contact 

Het is mogelijk om een medicatievoorschrift op Helena te publiceren na het te hebben aangemaakt op de gebruikelijke manier.

Open een contact via 'Nieuw contact' of 'Nieuw telecontact' in het dossier van de patiënt. Schrijf de medicatie voor.
Kies één van de opties om te publiceren naar Helena en klik op het printicoon om die actie uit te voeren.

 

Uw patiënt zal een mail ontvangen met de melding dat er een nieuw document beschikbaar is op Helena.

Via de knop 'Medicatie-Nieuw'

  1. Ga naar de tab 'Medicatie'.
  2. Klik op 'Nieuw'.
  3. Klik op 'Nieuw voorschrift'.
  4. Zoek de gewenste medicatie en vul de details in, klik op 'Bewaar'.
  5. Kies de optie 'Bewaar en publiceer naar Helena' of 'Bewaar, druk af en publiceer naar Helena'.
  6. Klik op het printicoon om uw keuze te bevestigen.

Via de tab 'Medicatie - Voorschriften'

Via de tab 'Medicatie-Voorschriften' had u reeds de mogelijkheid om gemaakte voorschriten opnieuw af te drukken of ze als PDF te tonen.
Het is nu ook mogelijk om het voorschrift naar Helena te publiceren door te kiezen voor de optie 'Publiceer naar Helena' en vervolgens op het printicoon te klikken.

Een document/eform/labo publiceren op Helena

Naast voorschriften is het ook mogelijk om documenten, eforms (medex, medische beeldvorming,...) of labo's te publiceren op Helena.

Via Documenten-Overzicht

  1. Ga naar de tab Documenten (of Labo).
  2. U krijgt het overzicht van al uw documenten (protocols, attesten,...)
  3. Selecteer het document dat u wenst te publiceren.
  4. Kies 'Publiceer naar Helena' rechts onderaan het scherm.
  5. Klik op het printicoon om het document naar Helena te publiceren.

Nadat u op het printicoon hebt geklikt, zal er een venster openen om eventueel een bericht toe te voegen aan het document dat u wil publiceren.

Klik op 'Verstuur' om het document op Helena te publiceren.

Nadien kan u op het document de datum van publicatie op Helena terugvinden evenals het bericht dat met het document werd verzonden.

Via de tab 'Document-Nieuw'

Klik op 'Document-Nieuw' en neem bijvoorbeeld een medische beeldvorming (of eender welk document/eform).
Als de patiënt is ingeschreven voor Helena, zal het icoon 'Patiënt' opgelicht staan. Klik hierop om aan te geven dat u het document op Helena wil publiceren.

Voeg eventueel een bericht toe aan de publicatie en vul het document in. Klik vervolgens op 'Verstuur' om uw document/eform/labo op Helena te publiceren.

Een sumehr publiceren op Helena 

  1. Klik op het tandwiel rechtsboven het scherm.
  2. Klik op 'Export' 
  3. Klik vervolgens op 'Nieuw'.
  4. Kies voor export formaat 'sumehr v2'
  5. Klik vervolgens op 'Export'.                                                                                                                          
  6. Het overzicht van de Sumehr zal getoond worden voor publicatie.
  7. Vink de elementen uit die u niet wenst te exporteren.
  8. Vink het vakje 'Exporter Sumehr naar Helena' aan.
  9. Klik op 'Exporteer'. 

Het medicatieschema publiceren op Helena

1. Klik op het tabblad medicatie.
2. Klik op 'schema'.

De laatste publicatie van het medicatieschema op Helena kunt u rechtsboven op het scherm bekijken.

3. Verwijder het vinkje bij de items die u niet wil publiceren.
4. Selecteer "Publiceer naar Helena". 
5. Klik op het printericoontje.

Het is ook mogelijk om standaard de automatische publicatie van SumEhr en/of het medicatieschema op Helena per patiënt, automatisch te configureren.
Volg de onderstaande stappen.

1. Klik op het oranje tandwiel linksboven.
2. Klik op 'Privacy beheer'.

3. Vink onder "Automatische updates - SumEhr/Vitalink medicatieschema" het vakje "Helena" aan.

Verificatie publicaties over Helena

U kunt ook controleren wat u op Helena heeft gepubliceerd. Dit kan via het scherm 'Privacy beheer' door te klikken op 'Open Helena'.
U krijgt dan een overzicht van uw gepubliceerde documenten alleen voor de patiënt.

Helena: Problemen met beeld/geluid bij het openen van een videoconsult op Helena? (Windows)

Webbrowser

Helena werkt niet in de browser Internet Explorer.
U kan uw standaard webbrowser veranderen in de instellingen van de standaard-apps:

 

Rechten toestaan in browser

1. Is het scherm nog steeds zwart in uw browser (in dit voorbeeld via Chrome)? Dan zullen de rechten moeten nagekeken worden.

Volg de stappen 1 tot 10 in onderstaande printscreens en kijk uw instellingen na.

 

 

 

Helena is een patiëntenplatform die een beveiligde communicatie tussen zorgverlener en patiënt garandeert. Helena wordt gehost in een ISO27001 gecertifieerde omgeving met geëncrypteerde gegevens. Bekijk nieuwe functionaliteiten in Helena via https://nl-info.helena.care/release-notes.

Starten met Helena als huisarts

Helena is geïntegreerd in CareConnect General Practitioner en CareConnect Specialist. Als zorgverlener is het mogelijk documenten te publiceren naar het Helena-account van de patiënt mits het rijksregisternummer of BIS-nummer van de patiënt gekend is.

De huisarts of GMD-arts kan activatiecodes via het patiëntendossier genereren om een account te creëren (account onder eigen beheer of volmachtaccount) of te deblokkeren.

Starten met Helena als zorgverlener

Elke zorgverlener met een actief riziv-nummer kan inloggen op https://professional.helena.care/. Documenten door patiënten doorgestuurd kunnen hier bekeken en beantwoord worden.

Starten met Helena als patiënt

Patiënten kunnen zelf het Helena-account activeren via eID of Itsme. Ook deblokkeren werkt via deze eHealthconnectie. 

Pages