eFact

Elektronisch factureren (eFact)

Regelgeving

  • Verplicht toepassing van derdebetalersregeling voor patiënten met verhoogde tegemoetkoming (OMNIO)
  • Enkel voor huisartsen (geconventioneerd en niet-geconventioneerd)
  • Vanaf 1/10/2015
  • Voor raadpleging en technische prestaties (niet verplicht voor huisbezoeken)
  • Er is geen verplichting om dit elektronisch te doen
  • Gemengd gebruik (papier en eFact) toegestaan

Configuratie in CareConnect

Via de knop Tarificatie bovenaan kan u de configuratieknop voor eFact vinden. Deze configuratie zal eenmalig moeten worden ingevuld. De velden met een * zijn verplicht.

Beheer van de zendingsnummers

U kan uw volgend zendingsnummer zelf bepalen, dit is soms nodig als u overstapt van een ander programma naar CareConnect. U mag een zendingsnummer maar 1 keer per jaar gebruiken. Het zendingsnummer moet liggen tussen 1 en 999.

Uw zendingsnummer (per mutualiteit) kan u instellen bij de instellingen:

Werkwijze

Ophalen verzekerbaarheidsgegevens

De verzekerbaarheidsgegevens worden opgehaald bij het openen van patiëntendossier met een rijksregisternummer. U kan de mutualiteitsgegevens bekijken via de iconen:  of 

Consultatie registreren

Van zodra we de informatie krijgen dat een patiënt recht heeft op de derdebetalersregeling, zal eFact automatisch worden aangevinkt in het contactscherm. Hierdoor zal de consultatie elektronisch worden doorgestuurd. U registreert de consultatie zoals gewoonlijk. CareConnect zal rekening houden met handelingen (technische prestaties) die worden geregistreerd via de knop 'Handelingen' en waar een nomenclatuurnummer voor beschikbaar is.

Van zodra we de consultatie afsluiten, zal het eFact scherm getoond worden op voorwaarde dat het vak bij 'eFact' aangevinkt staat:

Patiënt

De gegevens van de patiënt worden opgehaald uit het patiëntendossier in CareConnect. Indien u bent ingeschreven voor het elektonisch GMD, zal u steeds over de juiste GMD informatie beschikken!
U zal zelf moeten aanvinken of de patiënt beschikt over een chronisch statuut, of dat de patiënt palliatief is.

Voor rekening van

In de standaardversie zal het eFact scherm telkens 'voor rekening van mutualiteit' zijn. Indien de patiënt recht heeft op de derdebetalersregeling, zal standaard 'Patiënt heeft recht op verhoogde tegemoetkoming' als reden worden opgegeven. U kan de reden zelf nog aanpassen.

Prestaties

De nomenclatuurnummers worden zo goed als mogelijk voorgesteld op basis van type contact, tijdstip van contact, moment van consultatie en registraties in het dossier. U kan zelf nog wijzigingen aanbrengen door nomenclatuurnummers toe te voegen of te verwijderen, toeslagen aan te vinken of het type aan te passen. De eTar validatie controleert de tarieven die worden aangerekend rechtstreeks bij de mutualiteit en past deze aan indien nodig. 
Het extra onderdeel 'Toe te passen Prijstype' met de keuze tussen officiële prijzen en praktijk prijzen is enkel beschikbaar indien de extra module 'geavanceerde tarificatie' geactiveerd werd. Zo is het mogelijk om aan een nomenclatuurnummer een andere prijs toe te kennen.

Betaling

Onder betaling zal u registreren wat de patiënt aan u heeft betaald, m.a.w. het remgeld. De totaalbijdrage (in onderstaand voorbeeld €1,50) zal ingevuld worden als op de  geklikt wordt afhankelijk of er cash of via bancontact betaald werd. Een derde optie is om het remgeld niet aan te rekenen. Door het vakje aan te vinken zal het totaal automatisch €0,00 weergeven.

 

Wanneer nog een te betalen bedrag openstaat, is het mogelijk om vanuit het dossier te bekijken wat nog betaald dient te worden.

Klik binnen het dossier van de patiënt op het vierde icoontje bij de administratieve gegevens in het dossier.

Details van betalingen kunnen bekeken worden als de cursor op de bedragen gehouden wordt. Als het bedrag niet overeen komt met wat er in de kolom 'Betaald' staat, weet u dat de registratie van de mutualiteit of de patiënt nog moet gebeuren. Wanneer u een registratie wenst te doen van ontvangsten van de patiënt, klik dan op en registreer het bedrag in de correcte kolom: cash, bancontact, overschrijving of regularisatie.

Bewijsstuk

Als bewijs van consultatie en betaling, kan u de patiënt een bewijsstuk meegeven. U kan dit afdrukken (op voorschriftformaat) of u kan dit via e-mail doorsturen (indien e-mailadres is gekend in patiëntendossier).

Van zodra u klikt op  zal de tarificatie worden klaargezet om automatisch te worden gefactureerd. Indien de optie 'automatisch factureren' staat aangevinkt, dan worden 1 x per week de facturen automatisch verzonden naar de mutualiteiten.

Te verwerken

Onder 'Te verwerken' krijgt u een overzicht van de te versturen tarificaties en dit per mutualiteit. CareConnect zal automatisch 1x/week factureren naar de mutualiteiten; u dient hiervoor dus niets te doen. U kan de facturatie zelf uitvoeren (max. 1x/dag) door op de knop 'factureren' te klikken, indien gewenst.

Te ontvangen

Het overzicht 'Te ontvangen' toont u de bedragen die u nog moet ontvangen van uw patiënten (remgeld nog niet betaald) en van de mutualiteiten. 

De facturen worden, al dan niet automatisch, doorgestuurd naar de mutualiteiten. de mutualiteiten controleren deze facturen en gaan over tot betaling van de factuur. Van zodra CareConnect een bericht ontvangt dat de factuur zal worden uitbetaald, kan u de betaling registreren. Klik hiervoor op het €-teken. Indien de factuur nog in verwerking is, kan u de betaling nog niet registreren.

U kan een factuur aanklikken om de patiënten weer te geven die opgenomen zijn in de factuur.

Afgewerkt

Het overzicht 'Afgewerkt' toont u alle inkomsten die u heeft ontvangen. ook hier is er een onderscheid gemaakt tussen hetgeen u van de mutualiteit heeft ontvangen en van de patiënt.

Geweigerd

Indien de mutualiteit prestaties, die elektronisch zijn doorgestuurd, weigeren, worden deze hier weergegeven. U kan het detail scherm openen om de reden van weigering na te kijken.