FAQ

Statistiques : Vaccination contre la grippe, prescription sur Helena 

Ces statistiques vous permettront d’établir une liste des patients éligibles au vaccin contre la grippe tout en envoyant la prescription sur Helena. 

Les statistiques suivantes correspondent au descriptif ci-dessous : 

  • Patients éligibles à une vaccination contre la grippe - population filtrée par date de contact.
  • Patients éligibles à une vaccination contre la grippe - population filtrée par date de contact, sélection supplémentaire à l'âge compris entre 50 et 65 ans avec envoi des documents sur Helena.
  • Patients éligibles à une vaccination contre la grippe - population par DMGs.
  • Patients éligibles à une vaccination contre la grippe - population par DMGs, sélection supplémentaire à l'âge compris entre 50 et 65 ans avec envoi des documents sur Helena.  

Comment obtenir une liste de mes patients éligibles ? 

  1. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite
  2. Choisissez « Statistiques »

 
  3. Cliquez la requête suivante par exemple : « Patients éligibles à une vaccination contre la grippe - population filtrée par date de contact ».
  4. Cliquez sur le bouton « Requête ».

Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez une liste de vos patients qui sont répertoriés en fonction des statistiques que vous avez choisies.

 Lexique des icônes :

  • : Icône grisée : Ce patient est inscrit sur Helena et recevra sa communication mais, ne s’est pas encore connecté sur son compte.
  • : Icône bleue : Ce patient est actif sur Helena et recevra sa communication sur Helena.
  •    : Icône lettre : Ce patient recevra sa communication par mail.
  •  Icône Dossier tableau de bord : En cliquant, vous ouvrez le dossier du patient.
  •          : Si pas de symbole Helena, soit, le patient a refusé l’inscription soit, il n'y a pas de n° NISS dans sa fiche signalitique.           

Dans cet écran, vous avez trois possibilités : 

A.      Ajouter une prescription de vaccination.
B.      Envoyer une Invitation.
C.      Ajouter une planification.

N.B. : Il est recommandé d’effectuer ces requêtes en dehors des heures de consultations afin d’éviter une surcharge de nos serveurs.

 

 A.    Comment ajouter une prescription de vaccination ?        

  1. Sélectionnez-le(s) patient(s)
  2. Ouvrez le menu déroulant et, sélectionnez « Ajouter une prescription de vaccination »
  3. Cliquez sur le « + » pour ouvrir le module des prescriptions.

     4. Encodez/recherchez par exemple « 2021 ou Vaxigrip ».
     5. Sélectionnez-le en cliquant sur le « + »

    6. Complétez si nécessaire puis, cliquez sur « Sauvegarder ».

     7. Cliquez sur « Sauvegarder et publication sur Helena ».

À ce moment-là, une fenêtre "Explorateur Windows" s'ouvrira toujours pour vous demander de sélectionner un dossier sur votre disque dur dans lequel les PDF générés seront enregistrés. Cela se produit également lorsque tous les patients sélectionnés sont enregistrés sur Helena et disposent d'une adresse électronique, car en cas d'échec éventuel de Recip-e, un enregistrement automatique génèrera un PDF.

     De retour dans le module des « Statistiques-Requête », vous vous apercevez que : 
     8. L’exportation est terminée 1/1.

 Le patient reçoit un mail de notification qu’un document est disponible sur Helena.

 Aperçu du document sur Helena:

  La Prescription de vaccination est enregistré dans l’onglet « Médication », menu « Prescriptions ».

    Remarques :

      •  Pour les patients non-inscrits sur Helena, CareConnect génèrera un PDF des preuves de prescriptions et vous sera alors demandé de les enregistrer sur votre PC. 

B.Comment envoyer une invitation pour informer votre patient qui est éligible au vaccin contre la grippe ? 

    1. Sélectionnez votre/vos patient(s) dans la liste éligible.
    2. Cliquez sur « Envoyer une invitation ».

        3. Exemple : Recherchez en encodant « grippe ». 
        4. Une proposition de documents est affichée. Cliquez sur « Invitation vaccination contre la grippe, prescription sur Helena ».

     5. Le document est complété automatiquement. (Cependant, reste modifiable). 
     6. Cliquez sur « Envoyer ».

 

        7. L’exportation est terminée.

Le patient reçoit un mail qu’un document est disponible sur son compte privé Helena :

Exemple du document sur Helena du patient :

     Remarque :

    • Quand on fait une invitation, le nombre de patients n'est plus limité, comme auparavant.
    • Si le patient a refusé l’inscription sur Helena, l’invitation lui sera envoyée par mail. 

      C.  Comment ajouter une planification pour le vaccin contre la grippe ? 

1. Sélectionnez votre patient.
2. Dans la liste déroulante, choisissez « Ajouter une planification ». 
3. Cliquez sur le « + »
 

Le module de « Planification » s’ouvre :

  • Comme type, choisissez par exemple : « Prescription ».
  • Comme titre recherchez « Vaxigrip », complétez le cas échéant.
  • Sauvegardez.
  • Le document est enregistré dans l’onglet « Documents » et dans l’onglet « Planification »
  • Vous retrouvez les informations sur le « Tableau de bord » du dossier patient.

 

 

 

 

Last update CS : 17/09/2020 – P.E./K.R.

 

À traiter

 

Non clôturé

L'aperçu "Non clôturé" vous indique les montants qu'il vous reste à recevoir de vos patients et des mutualitées (en attente de traitement et, de paiement).

Mutualité

Les factures sont transmises, automatiquement ou non, aux mutuelles. Celles-ci vérifient ces factures et procèdent au paiement.
Dès que CareConnect reçoit la notification que la facture sera payée, cette facture passe automatiquement dans l'onglet "Terminé".
Si vous n'avez pas opté pour le passage automatique de la facture vers l'onglet "Terminé", vous pouvez enregistrer le paiement manuellement. Pour ce faire, cliquez sur le signe "€". 

 

Patient

Utilisez le filtre "Patient" pour savoir quels sont les montants encore dus par vos patients. 

Vous pouvez enregistrer un paiement en cliquant sur le signe €.

 

Refusé

 

 

Terminé

L'aperçu "Terminé" vous indique tous les revenus que vous avez perçus. Ici aussi, on distingue ce que vous avez reçu de la mutuelle et ce que vous avez reçu du patient.

Mutualité

 

Patient

 

Hoe kan u een nieuw getuigschrift maken?

Er zijn twee mogelijkheden in CareConnect General Practitioner. 

1) Klik op afsluiten terwijl één eFact of eAttest/geavanceerde tarificatie aangevinkt staat:

2) Wenst u geen contact te openen, dan kan u het getuigschrift ook aanmaken door in het dossier op het vierde icoontje bij de foto te dubbelklikken:

Klik rechts onderaan op 'Nieuw getuigschrift'.

Adaptation de l'écran de tarification

L'écran de tarification s'ouvre à la clôture du contact (à condition que la case "efact" soit cochée dans le bas de l'écran du contact)

Quelques adaptations de l'écran :

Tarifs officiels vs Tarifs cabinets (uniquement pour la tarification avancée)

A la place d'une liste de choix de tarifs, vous avez désormais deux boutons pour sélectionner le tarif appliqué. Vous pouvez configurer le tarif standard souhaité dans les configurations de la tarification.

Séparation paiement et documents

Une distinction est faite entre l'enregistrement du paiement du patient et les documents qui peuvent être imprimés (impression de l'attestation possible uniquement pour la tarification avancée).

Enregistrement du paiement en partie en cash et en partie par bancontact

Le montant qui est enregistré dans l'écran peut être combiné en cash et bancontact.

Insertion de nouvelles données exigées pour certains numéros de nomenclature

Pour certains numéros de nomenclature, certaines données complémentaires sont requises afin d'introduire la demande via eFact. Nous les avons ajoutées dans la nouvelle version.

Visite à l'hôpital

Il est possible d'envoyer électroniquement une visite à l'hôpital,.Cependant, il est obligatoire d'ajouter le numéro INAMI et le code de service de l'hôpital. Ces informations seront obtenues et complétées automatiquement via MyCareNet.

Choisissez alors "Visite à l'hôpital" comme type de contact.

Localisation de la radiographie

Vous pouvez sélectionner gauche et/ou droite pour le numéro de nomenclature pour lequel il est nécessaire d'indiquer la localisation.

Encoder les kilomètres

Si vous utilisez un numéro de nomenclature (exemple 109955) pour lequel vous devez encoder le nombre de kilomètres, cliquez sur l'icône de la voiture pour sélectionner les kilomètres réels.

Sélectionnez le nombre de kilomètres :

Introduire la prestation concernée

S'il est nécessaire d'indiquer la prestation qui est concernée, elle peut être ajoutée.

Ajouter le prescripteur

Si vous utilisez un code de nomenclature pour lequel il est nécessaire d'indiquer le prescripteur, il est possible de le renseigner sous le code de nomenclature.

 

Code de nomenclature 114111 complètement remboursé

Le code de nomenclature 11411 sera enregistré et facturé comme remboursement complet.

eTar n'est plus disponible pour les spécialistes

Vu qu'il n'y a aucun contrôle tarifaire possible pour les spécialistes, eTar n'est plus disponible. 

L'avertissement "Le numéro de GSM donné a déjà été enregistré par une autre personne" apparait lorsque le numéro est déjà connu dans la base de données Helena.

Le numéro de GSM ne sera enregistré dans notre base de données que lorsque la confirmation envoyée par SMS aura effectivement été saisie par le patient. En d'autres termes, si le patient B souhaite utiliser le même numéro de GSM que le patient A, cela ne sera pas possible. Il doit être unique par personne / numéro NISS.

Cette info se retrouve également sur la page FAQ pour les patients :

https://fr-info.helena.care/je-nai-pas-de-numero-de-gsm-ou-nous-navons-quun-seul-telephone-mobile-pour-plusieurs-personnes-comment-pourrions-nous-faire-un-compte-pour-chacun 

Statistiques eDMG et prolongation automatique sans contact


Les statistiques suivantes se retrouvent déjà dans CareConnect GP :
  • Patients avec DMG
  • Patients avec DMG actif pour l'année sélectionnée
A partir de la version 4.7, vous retrouverez une nouvelle statistique :
  • Audit : Patients avec DMG au cours des 2 dernières années
Statistique : 'Patients avec DMG'

 
Statistique : 'Patients avec DMG actif pour l'année sélectionnée'

Attention : La relation thérapeutique doit être enregistrée pour tous les dossiers ouverts.
Les données de cette recherche ne sont affichées que pour les dossiers déjà ouverts dans CareConnect General Practitioner par le prestataire de soins ayant une relation thérapeutique. La raison en est que les données du titulaire (e)DMG ne peuvent être retrouvées dans le dossier qu'après connexion à MyCareNet, qui se fait via une connexion eHealth.
 

Cette statistique effectue une recherche dans CareConnect GP sur base des données contenues dans l'onglet 'Remboursement - Historique'. Cela pour tous les dossiers. En d'autres termes, lors de la recherche pour 2020, les noms des patients apparaîtront lorsqu'un renouvellement automatique de l'(e)DMG est effectué ou lorsque l'(e)DMG a été créé manuellement après une consultation ou une visite à domicile. La fonction de recherche est disponible jusqu'à maximum 5 ans en arrière.
 
Cette statistique n'affiche que les (e)DMG du médecin qui effectue la recherche.

 
 
Statistique : 'Patients avec DMG au cours des 2 dernières années'

Via cette statistique, vous obtenez une liste de tous les patients pour lequels vous avez créé ou prolongé un DMG cette année ou les deux dernières années.
Cette statistique fait partie de l'eForm à compléter 'Situation quotidienne dans votre cabinet version 2 - Audit : Covid-19'.
Video : A venir
 

Prolongation automatique du DMG sans contact

Inscrivez-vous au DMG électronique pour obtenir les droits d'un paiement via MyCareNet.
Pour connaitre la manière de s'inscrire à l'eDMG, cliquez ici.

Comment puis-je obtenir un relevé de mes patients (e)DMG ainsi que les paiements (e)DMG ?

En tant que médecin généraliste, vous utilisez le dossier médical global (DMG) électronique ou papier. Via une demande, vous pouvez obtenir un aperçu des reçus (e)DMG pour votre comptabilité dans CareConnect. Vous avez également un aperçu du nombre de DMG par prestataire de soins au sein de votre cabinet. Les spécialistes ne peuvent consulter que le droit-DMG via CareConnect.

Retrouvez plus d'info sur le dossier médical global sur le site de l'INAMI

Si vous utilisez le DMG papier, vous recevrez un aperçu des DMG's des mutuelles en septembre pour l'année précédente. Via les statistiques "Patients avec DMG actif dans l'année sélectionnée", vous pouvez obtenir un aperçu des DMG's enregistrés dans votre CareConnect.

Via la manuel ci-dessous, vous recevrez une réponse pour :

  • Nombre de patients (e)DMG attribués dans un cabinet de groupe ?
  • Aperçu des reçus (e)DMG par médecin généraliste ?

Vérifiez les configurations

Pour utiliser le DMG électronique, la configuration doit être correcte par prestataire de soins via l'onglet 'Interfaces'. Pour les assistants, seul 'Synchroniser les DMG par eDMG' doit être coché car le choix des paramètres du maitre de stage est utilisé dans CareConnect General Practitioner.

Consultez la statistique 'Patients avec DMG'

Via la statistique 'Patients avec DMG', vous pouvez demander à MyCareNet d'obtenir une liste des paiements DMG qui ont été effectués à une certaine date. Cette demande doit être faite pour chaque médecin généraliste.

Cliquez sur la roue dentée en haut à droite, puis sur 'Statistiques'. Sélectionnez 'Patients avec DMG' dans l'aperçu. Choisissez la date de demande et cliquez sur 'Requête'. La demande est alors lancée et peut durer quelques jours. Après réponse des mutualités, vous obtiendrez une liste des patients pour lesquels un paiement DMG a été introduit, payé ou non.

Attention : Cliquez sur l'icône en forme de dossier pour ouvrir la requête lorsqu'il est indiqué 'Oui' sous la colonne 'Complet'. Si la requête est ouverte alors que toutes les réponses des mutualités n'ont pas été reçues, la demande est arrêtée.

Filtre par patient

La somme des montants payés pour chaque patient, triée par mutualité, est affichée. Le nombre de patients dans les résultats de la recherche est affiché à droite (2). Ces données peuvent également être enregistrées dans un fichier CSV. Cochez toutes les cases (3) et cliquez sur 'Exporter au format CSV '(4).

Cette liste apporte donc une réponse à la question 'Quel est le nombre de patients (e)DMG au sein de mon cabinet ?'

Filtre par paiement

Cette fois, vous obtenez une liste avec les différents montants par mutualité et par patient sur chaque ligne. Exportez cette liste au format csv pour voir la somme totale des paiements (e)DMG.

Cette liste apporte donc une réponse à la question 'Quel est l'aperçu de mes paiements (e)DMG ?'

Vous pouvez consulter la somme totale dans le fichier Excel en sélectionnant la colonne 'Montant' :

(5) Cliquez ensuite sur 'Rechercher et sélectionner'.

(6) Cliquez sur 'Remplacer'.

(7) Recherchez ‘eur’.

(8) Cliquez sur 'Remplacer tout'.

(9) Recherchez ensuite ‘.’ (point) et remplacez par ‘, ‘ (virgule).

(10) Cliquez alors sur 'Rempacer tout'.

(11) Si la colonne 'Montant' est toujours sélectionnée, vous obtiendrez le montant total.

Attention : Lors de l'envoi de ces données à votre comptable, n'oubliez pas de supprimer la colonne reprenant le nom des patients.

Comment configurer un certificat de groupe ?

Pour désigner un gestionnaire de certificat, les maisons médicales doivent contacter l’INAMI via l’adresse : hc-group@riziv.fgov.be avec les informations suivantes :

  • numéro inami de la maison médicale
  • le rôle : titulaire pour le certificat
  • le numéro Inami du (de la ) gestionnaire de certificat.

Après contrôle, l’INAMI adapte les informations. Ensuite, le gestionnaire de certificat peut demander un certificat eHealth.

1) Cliquez sur la roue dentée en haut à droite.
2) Cliquez sur 'Utilisation de l'application'.
3) Ensuite, faites défiler jusqu'en bas et remplissez les données pour ajouter le certificat de groupe.
4) Cliquez sur 'Enregistrer'.

Comment utiliser les raccourcis clavier dans CareConnect General Practitioner ? 

Touche de raccourci ctrl + p 

Dans l'exemple ci-dessous, la liste des éléments de soins est affichée en pdf après avoir saisi 'ctrl' + 'p'. Il est alors possible d'imprimer le document pdf.

Alt + ctrl + lettre

Si vous cliquez sur la touche alt-key lorsque CareConnect est ouvert, vous verrez " ctrl " dans les boutons où des raccourcis sont disponibles.
Vous aurez alors le choix d'entrer une lettre ou un chiffre selon que vous voulez ouvrir une page à l'intérieur ou à l'extérieur du fichier.
Ainsi, par exemple, appuyez sur les touches suivantes l'une après l'autre (pas en même temps) : Alt -> Ctrl -> s Après avoir saisi cette combinaison, le curseur se trouve dans le champ pour rechercher un nouveau fichier. 

Statistiques/eForm : Audit Covid-19

L'eForm « Covid 19 - Situation quotidienne dans votre cabinet » version 2 a été créé en collaboration avec les centres académiques de médecine générale de la KU Leuven, Ugent et Uantwerpen, entre autres. L'objectif est de fournir une image globale aussi précise que possible de l'état du virus et donc également des sources d'infection en Belgique. Cette deuxième version ne se trouve pas à l'endroit habituel, mais est disponible via le module de statistiques de CareConnect. Les données pour les statistiques sont extraites des évaluations (diagnostics) et des éléments de soins complétés dans les dossiers patients.

Envoyez l'eForm en fin de journée ou avant 10 heures le lendemain matin. Le formulaire électronique peut être transmis une fois par jour. Les données doivent être complétées une seule fois. Ces données sont ensuite automatiquement enregistrées. L'eForm est-il envoyé le soir ? Laissez alors le PC allumé pendant au moins 20 minutes afin que le formulaire puisse être envoyé correctement. Une autre option consiste à rallumer votre pc avant 9h40 le lendemain.

Il est préférable d'envoyer cet eForm quotidiennement par le même utilisateur pour éviter les différences dans les données transmises. C'est important afin d'identifier les cabinets uniques dans les différents formulaires transmis.

1. Cliquez sur la roue dentée.
2. Cliquez ensuite sur ‘Audit : Covid-19’.

3. Cliquez sur 'Lancer la requête'.

  • “Lancer la requête” avant 10h du matin = résultats de la veille
  • “Lancer la requête” après 10h du matin =  résultats du jour

4. Complétez les données et les chiffres. Conseil : utilisez la touche 'TAB' pour passer rapidement d'un champ à l'autre.
5. Cliquez sur 'Envoyer'.

Comment activer Helena pour les enfants de moins de 12 ans (sans eID) ?

L'activation d'un compte Helena pour les enfants de moins de 12 ans, sans carte d'identité, n'est actuellement pas possible. À l'avenir, ce type de compte pourra être activé par l'intermédiaire du médecin généraliste sous mandat.
 
Nous ne recommandons pas de créer un compte avec les coordonnées (numéro de téléphone portable et adresse électronique) d'un des membres de la famille car celles-ci ne peuvent pas être débloquées avec l'eID ou l'Itsme de l'enfant si le compte est bloqué.

Même s'il créait lui-même un compte, il devrait le faire avec un autre numéro de téléphone portable unique, car le numéro de téléphone portable devrait être unique par compte. (lPlus d'infos ICI 
Pour les enfants de moins de 12 ans, il n'existe actuellement aucune alternative, mais il est prévu d'en développer une.
L'information sera disponible sur le site ICI dès que possible.

 

Que faire si le fils ou la fille de votre patient possède déjà un compte Helena ?? 

Si possible, reportez à plus tard la création du compte lorsque le numéro de portable du patient est déjà utilisé pour un autre compte.
Vous ne voulez pas un compte ? 
Nous recommandons d'utiliser un autre numéro de téléphone portable (un membre de la famille par exemple) pour le moment afin d'activer le propre compte du patient, sinon il ne pourra pas être activé. Par contre, l'utilisation de la même adresse électronique pour l'enregistrement fonctionnera.

Pages