FAQ

Des patients de mon cabinet ont-ils été supprimés de la base de données de vaccination ?

Cela concerne un nombre très limité de patients.

Grâce à l'eHealthbox, vous recevrez un message si des patients 'DMG' ont été retirés de la base de données de vaccination.

Pourquoi ?

Dans une précédente mise à jour de Corona, nous avons déjà communiqué que le passage d'un certain type de vaccin dans l'activation individuelle des patients à risque pour le COVID-19 ne sera plus autorisé. Cette communication a également été envoyée par courrier le 21 avril 2021. 

Cette fonctionnalité a été initialement possible dans CareConnect à la demande des autorités compétentes. Quelque temps plus tard, il a été demandé de supprimer à nouveau cette fonctionnalité, car elle était contraire à l'avis du Conseil supérieur de la santé.

Pour ces patients, allez dans le dossier et activez le patient.

Attention ! Vous ne pourrez cliquer sur «Continuer» sur le site Web de doclr que si le patient a déjà reçu une invitation. Si le patient n'a pas encore reçu cette invitation, le code de vaccination n'est PAS encore connu dans le système de réservation. À ce stade, le patient devra attendre l'invitation du centre de vaccination respectif.

Vous pouvez également consulter plusieurs fois l'audit de risque statistique 18-64 ans pour activer les patients qui ne l'ont pas encore été, mais qui sont éligibles entre-temps (par exemple en mettant à jour le fichier). 

Veuillez également fournir ces chiffres sur une base hebdomadaire et les communiquer via l'audit de couverture vaccinale. Cela vous permet de rester informé sur l'immunité de groupe au sein de votre cabinet ! Cliquez ici pour consulter le manuel et lire les questions fréquemment posées sur la campagne de vaccination. 

Vous vous demandez quand vous pourrez activer la deuxième statistique pour les patients à risque âgés de 18 à 44 ans ? La date est connue ! Consultez les informations relatives à chaque phase ici ! 

Comment fonctionne la synchronisation avec CareConnect et Vaccinnet ? Il n'est pas nécessaire d'avoir une relation thérapeutique pour enregistrer une vaccination, mais il est nécessaire de la visualiser dans vos dossiers patients via Vitalink. Cliquez ici pour toutes les informations et spécifications.

  

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Mise à jour le 22/04/2021 |PE|

Audit couverture vaccinale : Baromètre de la vaccination Covid-19

Quels sont les chiffres de l'immunité de groupe dans votre cabinet ?
Combien de patients ont déjà reçu un premier vaccin ? Combien de patients sont déjà complètement vaccinés ?
Quelle est la couverture vaccinale par profil de risque au sein du cabinet ? 

Ces questions trouveront une réponse dans le manuel ci-dessous.

Corilus et Sciensano font appel à votre bonne volonté et vous demandent de bien vouloir rapporter ces chiffres sur une base hebdomadaire.
Sur Healthstat.be, vous pouvez consulter les données transmises et les comparer avec les chiffres de votre région.

Important à savoir: 

Quand ? 
 - 1 fois par semaine. 
 - Entre le vendredi 12h00 et le lundi 12h00. 

Par qui ? 
 - 1 prestataire de soins par cabinet.

Est-ce facile ? 
 - En quatre clics pour l'envoi des informations (30 secondes).

Opération :

L'équipe de production de CareConnect GP a travaillé dur pour intégrer un total de 43 statistiques pour le nouveau baromètre Audit : Couverture vaccinale. Tout comme le baromètre précédent, il est accessible depuis la roue dentée en haut à droite.

Un prestataire de soins doit envoyer cette liste à Sciensano une fois par semaine. Ce prestataire de soins de santé doit remplir les informations sur le cabinet qu’une seule fois

Après avoir cliqué sur Lancer la requête, les données du formulaire électronique seront automatiquement mises à jour.

La vue d'ensemble montre le nombre total de patients répartis en groupes de patients par profil de risque.

 Nombre total de patients répondant aux conditions.

 Nombre de patients répondant aux conditions ET qui ont reçu le premier des deux vaccins nécessaires pour le COVID-19.

 Nombre de patients répondant aux conditions ET qui sont vaccinés pour le COVID-19. 

Cliquez ensuite sur Envoyer pour envoyer ces chiffres à Sciensano. Cette opération doit être effectuée entre le vendredi 12h et le lundi 12h. 

 

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Mise à jour le 12/04/2021 |PE|

Helena alert: Créer un compte en 30 secondes

Dans CareConnect 5.1
Comment créer un compte Helena pour vos patients d'une façon rapide et sécurisée? Les infos ci-dessous vous montrent comment le faire et permettent d'avoir moins d'administration et donc plus de temps pour vos patients. 

Si l'utilisation de Helena a été activée, une alerte sera visible dans le tableau de bord. En cliquant sur la flêche vous pourrez créer un compte pour le patient en moins q'une minute. 

Sous Configuration < Utilisation de l'application l'option "Démarrer l'enregistrement Helena lors de l'ouverture du fichier si un patient n'est pas enregistré a été ajouté. 

Si l'option a été activée, une contrôle automatique sera fait en ouvrant le dossier du patient:

  • Le patient a un compte Helena => rien ne se passe.
  • Le patient n'a pas de compte Helena => une fenêtre apparaitra pour créer un compte. Ceci est possible pour le patient même ou par procuration.

Quand choisir un compte par procuration?

 

 Après la mise à jour il sera demandé à chaque prestataire de soins d'activer l'option directement, donc sans devoir passer via l'écran de configuration. 

Comment la synchronisation s’effectue-elle entre CareConnect et Vaccinnet ? 

Tout d’abord, CareConnect est-il bien paramétré pour utiliser le service Vaccinnet ?

  1. Cliquez sur la roue dentée.
  2. Cliquez sur « Utilisation de l’application ».

Cocher la case dans les configurations :

3. Cochez : « Passer des vaccinations à vaccinnet ».
4. Rien ne doit être indiqué dans la case « cabinet de groupe » pour les médecins francophones.
5. Cochez également la case : « Intégrer les vaccinations de Vitalink dans CareConnect ».
6. Et cliquez sur « Sauvegarder ».

Comment cela fonctionne-t-il ?

Cette synchronisation est bidirectionnelle:

  • Vaccinnet => CareConnect
    CareConnect => Vaccinnet

Lorsque les patients sont vaccinés dans un centre pour le covid, ils sont enregistrés sur Vaccinnet. Ensuite une synchro se fait avec CareConnect et le vaccin est automatiquement encodé dans l’onglet ‘vaccination’.

Vous devez attendre 24 heures pour que la synchronisation se fasse entre Vaccinnet et Vitalink et, ensuite, via RSW / Abrumet.

Conditions:

  • Il n'est pas nécessaire d’être inscrit sur Vaccinnet.
  • Avoir la relation thérapeutique hub (car c’est par le RSW/RSB que la synchro se fait).

Comment enregistrer la relation thérapeutique de mon/mes patient(s) ?

  1. Dans le dossier patient, cliquez sur la roue dentée en haut à gauche.
  2. Cliquez sur « Gestion des accès ».
  3. Relation thérapeutique sur les Hubs : Cliquez sur « Enregistrer ».
  • Pré-requis :
    A) Consentement éclairé « eHealth/Hubs: Obligatoire
    B) Relation thérapeutique sur la plate-forme « eHealth » : Obligatoire.
    C) Enregistrer/créer un compte « Helena » : Recommandé.

  Un hub! c'est quoi ?  Cliquez ICI et, consultez le paragraphe 10.

CareConnect vers Vaccinnet

Si le médecin a fait le vaccin, il peut l’enregistrer dans CareConnect et faire la synchronisation avec Vaccinnet (uniquement les vaccins covid pour les médecins francophones).

Seuls les vaccins Covid-19 sont envoyés vers Vaccinnet via le Hub que vous utilisez.
Exemple: pour un médecin Wallon c'est le R.S.W. et pour un médecin Bruxellois c'est Abrumet.

Conditions supplémentaires :

  • Être inscrit sur Vaccinnet.
  • Indiquer le lot lors de l’enregistrement du vaccin.
  • Ne pas cocher la case "Modifier le stock".


L'agence flamande pour les soins de santé sera mentionnée avec les vaccinations qui ont été synchronisées via vitalink:

Conseils pour un bon fonctionnement avec Vaccinnet:

  • Avant d'utiliser la carte d'identité électronique : assurez-vous que le certificat de votre carte d'identité électronique a été validé sur votre ordinateur
  • Selon la version de votre navigateur web, il peut être utile d'ajouter les sites web suivants aux "sites web de confiance" de votre navigateur :

https://www.vaccinnet.be
https://fas.services.belgium.be
https://idp.iamfas.belgium.b

A partir du 9 mars 2021, Vaccinnet ne prend plus en charge "Internet Explorer". (Microsoft Edge est le remplacant).

Pour l'utilisation de Vaccinnet dans le cadre des vaccinations contre la Covid-19:

Pour plus d’information et pour avoir accès au matériel d’apprentissage veuillez vous rendre sur les sites suivants:
Pour Bruxelles: Brussels Health Network
Pour la Wallonie: Vaccination | AVIQ
Pour la Communauté germanophone: Ostbelgien Live - Vaccinnetplus
 

Pour les questions relatives à :

Pour un soutien technique ou des questions relatives à l'enregistrement des vaccins Covid-19, veuillez contacter Vaccinnet au 02 700 63 33 ou via vaccinnetplus@dxc.com  
 

Pour l'utilisation de Vaccinnet dans le cadre des vaccinations contre la Covid-19: 

Pour plus d’information et pour avoir accès au matériel d’apprentissage veuillez vous rendre sur les sites suivants:
 
Manuel d’utilisation pour la Wallonie :
Cliquez ICI 
Manuel d’utilisation pour la communeauté Germanophone : 
Cliquez ICI
Pour Bruxelles:
Cliquez ICI
Pour la Flandre :
Cliquez ICI

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Mise à jour le 30/03/2021 |PE|

Création de factures personnalisables à destination des patients et des organismes ?

Configuration:

2 cas possibles : les factures papiers sont établies au nom du cabinet ou elles sont établies au nom du prestataire de soins.

1er cas : les factures sont établies au nom du cabinet

Au préalable, les données d’identification du cabinet ainsi que les coordonnées de la personne de contact doivent être paramétrées : 

2ème cas : les factures sont établies au nom du prestataire de soin

Au préalable, il est nécessaire d’indiquer dans les paramètres que les informations du prestataire de soins seront utilisées comme bénéficiaire de la facture.

Après avoir coché « utiliser les infos du prestataire de soins comme bénéficiaire, vous pourrez indiquer les données du prestataire de soins qui seront utilisées pour établir la facture :

 

Création des modèles de facture :

Après avoir paramétré les « infos bénéficiaire » dans les paramètres du cabinet ou des les paramètres du prestataire de soins, vous pourrez créer des modèles de facture complétement personnalisés, en cliquant sur « nouveau modèle de facture » :

Chaque modèle de facture est imprimable, duplicable, modifiable et supprimable :

En cliquant sur le  vous accédez au contenu de la facture, vous pouvez personnaliser tous les champs.

Pour vous aider :

  • passez le curseur sur le  vous donnera des informations complémentaires :

  • Passez le curseur sur  afin de visualiser où les infos se trouvent sur la factures

 

 

Paramétrage de l’envoi des factures :

Une série de paramètres relatifs à l’envoi des factures sont encore configurables (N° de facture, dates d’échéance, données de la page de garde, définition d’un modèle par défaut).

Si vous avez déterminé que les factures sont au nom du cabinet, vous pouvez ajuster ces données depuis les paramètres du cabinet :

- Si vous avez déterminé que les factures sont au nom du prestataire de soin, vous pouvez ajuster ces données depuis les paramètres du prestataire de soins après avoir coché « utiliser les paramètres de facturation du prestataire de soins » :



Création de l’attestation

Lors de la création de l’attestation, choisir à qui l’attestation est destinée, à qui la facture sera adressée, « Patient » ou « Organisme » :

Ne pas encoder de paiement et sauvegarder l’attestation :

Valider l’alerte en cliquant sur « Ok » :

et confirmer que le patient n’a pas payé en sauvegardant à nouveau l’attestation de soins.

Création de la facture 

Cliquer sur l’onglet facture de la tarification :

Choisir « Nouvelle facture »

Choisir la destination de la facture : Patient ou organisme (4)
Choisir le prestataire de soins concerné ou tous les prestataires du cabinet (5)
Sélectionner les dates de création des attestations concernées (6)
Indiquer la date de la facture à créer (7)
Et cliquer sur « Ok » :

La liste des facture s’affiche, il est encore possible de décocher des lignes (9) afin de ne pas créer de facture.
Cliquer sur « créer » :

Les factures sont créées, elles se trouvent dans l’onglet « à recevoir » :

Depuis l’onglet «A recevoir », après avoir sélectionné le bon filtre (patient ou organisme), imprimer les factures :

 

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Questions sur la stratégie de vaccination

  • Une croix rouge dans la statistique audit de risque? 

Si une croix rouge est indiquée dans la statistique de phase 2 et le patient est indiqué comme 'Pas connu' ou 'Inconnu' , le numéro NISS n'est pas connu dans la base de données du gouvernement. Attendez 24 heures et essayez par après d'activer le patient.

  • Comment les patients sont mises au courant de l'activation comme patient à risque?  

Après avoir appuyé sur le bouton "+ COVID-19 vaccination: Activer patient ", un document sera envoyé vers Helena. Pour les patients qui n'ont pas Helena ni une adresse mail un pdf sera sauvegardé sur votre ordinateur. 
Si vous souhaitez généralement envoyer ce courrier via "No reply", le médecin qui effectue l'activation doit cocher cette option sous Utilisation de l'application:

  • Qu'en est-il des patients sans numéro d'enregistrement national (NISS) ?

Un numéro NISS dans le dossier est nécessaire pour l'envoyer à la base de données. Pour les patients sans numéro NISS, un numéro BIS peut être créé. Voir ici comment créer un numéro BIS

  • Par le passé, il a été recommandé que les patients, présentant un choc anaphylactique, soient vaccinés à l'hôpital. Cela devrait-il également être enregistré d'une manière ou d'une autre ?

Dans l'audit des risques, les patients pour lesquels un choc anaphylactique est enregistré n'apparaissent pas dans les résultats de la recherche. Si vous souhaitez activer ces patients en tant que patients à risque, vous devez le faire à partir du dossier individuel.

  •  Pour quels patients l'onglet covid-19 sera-t-il disponible dans le cadre des vaccinations ? 

C’est disponible : le patient dispose d'un DMG au sein du cabinet ou le patient n'a pas de titulaire du DMG.

Non disponible : le patient a un DMG avec un autre médecin ou le patient est inscrit dans une Maison Médicale.

C’est disponible pour la Maison Médicale : le patient est inscrit.

Non disponible pour la Maison Médicale: le patient n'est pas inscrit.

  • Dans un cabinet de groupe, tous les patients peuvent-ils être sélectionnés en même temps, ou chaque médecin doit-il passer par les phases séparément pour ses propres patients DMG ?

Il est recommandé que la phase 1 soit réalisée par tous les médecins du DMG. Les statistiques de la phase 2 doivent être réalisées par un médecin par cabinet.

  • Est-ce que seules les affections codées apparaissent dans la liste des patients à haut risque ? 

Oui, c'est exact, seuls les éléments de soins codés sont pris en compte. Lors de l'ajout d'un élément de soins, il est donc important de sélectionner un titre avec un code CISP. A cet effet, la phase 1 a été mise en place pour faciliter la recherche de cas sans codage..

Ajoutez un élément de soins à un ou plusieurs enregistrements à la fois en cliquant sur + après la sélection et en ajoutant le bon diagnostic.

  • Les éléments de soins doivent-ils être définis comme actifs pour être transmis ?

Réponse basée sur les informations du 24/03/2021 :

La maladie cardiovasculaire peut être passive ou active. Le diabète, l'insuffisance rénale chronique et la maladie pulmonaire chronique doivent être actifs.

  • Sur quelle base doit-on choisir une date pour la désactivation de la vaccination ?

La saisie d'une date n'est pas obligatoire. La date indique seulement une période fixe pendant laquelle le patient ne peut pas être réactivé.

  • Comment peut-on filtrer un patient qui apparaît dans les statistiques ?

Sélectionner tous les patients (1) ou activer ou désactiver un individu (2).

  • Puis-je suivre/exporter la liste des patients de l'audit diagnostique ?

Oui, sélectionnez les patients et cliquez sur "Exporter vers csv". Choisissez la spécification des informations sur l'assurance en dernier et cliquez sur "Exporter vers csv". La liste obtenue ne contiendra que les noms des patients (avec quelques informations supplémentaires). Ne cliquez pas sur "Exporter toutes les données médicales" car le fichier Excel ou Numbers contiendra alors trop de données redondantes.

  • Est-il possible de filtrer les codes CISP passifs des statistiques afin de savoir pour qui ils doivent être changés en actifs ?

Oui, cela est possible avec l'élément de soins de spécification < passif-pertinent.

  • Comment ces patients à haut risque sont-ils envoyés dans la base de données ?

Seul le numéro NISS est envoyé à la base de données des codes de vaccination après avoir cliqué sur le bouton "Vaccination COVID-19" : Activer le patient".

  • Un(e) assistant(e) médicale pourrait-il/elle également inscrire un refus de vaccination dans le dossier ?

Oui, cela est défini dans les droits d'accès des assistants médicaux dans CareConnect. Veuillez lire ce manuel sur les droits d'accès des utilisateurs. 

Il est important de préciser l'indication du refus. Sinon, toutes les vaccinations seront refusées, ce qui affectera le module de planification dans CareConnect :

 

  • J'ai parcouru l'audit diagnostique dans le passé et fait les démarches nécessaires. En faisant une nouvelle recherche, il y des nouveaux patients qui apparaissent?

Les requêtes pour l'audit diagnostique peuvent être effectuées plusieurs fois. La liste est dynamique, donc il se peut qu'il y a des nouveaux patients qui répondent aux critères. 

  • Si je fait l'audit pour insuffisance cardiaque, il y a des patients avec le code K77. Comment ça se fait?  

l'audit diagnostique pour insuffisance cardiaque de base et étendu cherchent les résultats ou un diagnostic cardiovasculaire a été enrégistré. Par contre les 4 audits diagnostiques cherchent les dossiers de patient ou il n'y a pas de code ICPC mentionné, mais ou ça peut être utile de l'enregistrer.  

  • Le consentement éclairé est nécessaire pour voir le statut de vaccination dans le DME? (activé ou pas activé)

Non, seulement un numéro NISS ou BIS est nécessaire. 

  • Un patient et son épouse ont tous les deux étés vaccinés. La vaccination du mari est visible mais pas la vaccination de l'épouse?  

Une relation thérapeutique est nécessaire pour visualiser les vaccinations via Vaccinations < Aperçu. Consultez le FAQ (synchronisation Vaccinnet via Vitalink)

  • Les personnes de 65 ans et plus peuvent être transmises comme patient à risque?  

C'est possible mais ces patients ne doivent plus être activés. 

  • La requête de CareConnect recherche les patients de 18 à 64 ans, pendant que dans vaccinations ce sont les patients de 45 à 64 ans. Pourquoi?

Nous avons suivi les conseils du Conseil supérieur de la Santé pour les patients de 18 à 64 ans pour des facteurs de risque spécifiques. Les patients de 18 tot 44 ans seront modifiés plus tard dans la campagne. 

  • La réactivation d'une personne malade se fait automatiquement?  

Non, la réactivation ainis que la désactivation sont faite manuellement et devra se faire à partir du dossier de patient. 

  • Les médecins doivent désactiver les patients malades? 

La désactivation des patients se fait par le médecin mais aussi par le centre de vaccination et/ou le patient même. 

  • Et les patients avec leur domicile aux Pays-Bas (ou un autre pays voisin)? 

Les patients avec un domicile aux Pays-Bas ou un autre pays voisin ne seront pas invités pour vaccination en Belgique. Un numéro NISS ou BIS en Belgique est obligatoire. 

  • Les patients qui habitent à Bruxelles ou en Wallonie peuvent se faire vacciner avec priorité? 

Non, les listes pour Bruxelles, Wallonie et Flandres seront tous dans la même base de données donc le systéme d'activation est exactement le même dans tous les régions. 

  • L'audit pour les patients à risque peut se faire pour envoyer des patients avec obésité ou maladie mentale?  Ou la population fragile?  

à partir du 2 avril vous retrouvez les détails de la requête dans la module des statistiques: 

 

 

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Mise à jour le 02/04/2021 |YS|

Comment supprimer les mises à jour Windows de mars 2021 ?

La nouvelle mise à jour de Windows apporte une modification dans les pilotes d'imprimante. Lorsque CareConnect est lancé, cela entraîne une panne de Windows. Nous vous conseillons donc, de ne pas exécuter ces mises à jour. Si ces mises à jour ont quand même été effectuées, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour les supprimer : 

  1. Dans le menu Démarrer, recherchez Windows Update et ouvrez les paramètres de Windows Update

  2. Allez dans l'historique des mises à jour. 

  3. Dans cet aperçu, vous trouverez 3 mises à jour récentes installées le 10/03 (non visibles sur l'image ci-dessous) ou l'un des jours suivants. Supprimez 2 des 3 mises à jour.

 Ne pas redémarrer l'ordinateur.  

4. Retarder l'installation des nouvelles mises à jour pendant 1 mois. Retournez dans les paramètres de mise à jour de Windows et cliquez sur Options avancées.

 

  5. Comment arrêter, pendant un moment, le service automatique des mises à jour Windows: 
       -  Retournez dans le champ de "recherche", et, Encodez "services.msc".

  6. Recherchez dans la liste Windows update et arrêtez ce service

7. Nettoyez les dossiers et fichiers de mises à jour Windows Update "stockés":
     Pour ce faire, allez à l'emplacement : C:\Windows\SoftwareDistribution\Download et supprimez tous les dossiers et fichiers.

8. Recherchez dans la liste Windows update et redémarrez ce service

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Mise à jour le 11/03/2021 |PE|

Comment effectuer une mise à jour mineure de CareConnect General Practitioner ?

Lorsqu'une nouvelle version de CareConnect est disponible pour votre cabinet, la mise à jour automatique sera proposée au démarrage du logiciel.

Fermez CareConnect et démarrez-le à nouveau afin d'obtenir la proposition de mise à jour telle que ci-dessous. Le numéro de version affiché en vert correspond à la nouvelle version.

La nouvelle mise à jour ne vous est pas proposée ? Téléchargez directement la dernière version à partir de l'onglet 'Downloads' de notre manuel.

Envoyer un eForm via Hector

Ouvrez Hector via l'icône tel que ci-dessous.

Dans Hector, sous 'Messages', cliquez sur 'Nouveau' et sélectionnez l'eForm souhaité.

Complétez le document et cliquez sur 'Envoyer'. 

 

 

Comment pouvez-vous signer numériquement des ordonnances et des certificats avec Adobe Reader ? 

La suggestion de signature électronique est populaire sur la plateforme de suggestion. L'équipe de R&D étudie la manière dont cela peut être intégré structurellement dans CareConnect General Practitioner. Pour l'instant, nous vous proposons toutes ces informations afin que vous puissiez utiliser un logiciel tel qu'Adobe Reader pour fournir cette signature numérique. L'ajout d'une signature scannée peut facilement être enregistré sous forme d'image. Ainsi, vous pouvez non seulement signer numériquement les ordonnances ou les attestations, mais aussi remplir les formulaires du chapitre 4.

Téléchargez Adobe Reader (version gratuite) et configurez ce logiciel comme votre visionneur de PDF par défaut. Cela ouvrira chaque document dans Adobe.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Ouvrez le document que vous souhaitez signer numériquement au format PDF.

 

   2.Sélectionnez Remplir et signer. 

   3.Cliquez sur Outil remplir et signer. Signer et ajoutez votre signature.

  4. Choisissez une image. Scannez votre signature.

 5. Sélectionnez la signature scannée sur votre ordinateur.

6. La signature sera enregistrée automatiquement. Cliquez sur Appliquer.

  7. Placez maintenant la signature ajoutée sur le document.

  

8. Enregistrez ensuite le document avec votre signature sur votre ordinateur (exemple: Mes documents) et importez-le, ensuite, dans le dossier du patient. Le document peut maintenant être publié à Helena.

  

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Mise à jour: 17-02-2021 | PE | 

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