FAQ

Communicatie RIZIV

De overgangsperiode voor elektronische voorschriften loopt van 1 november 2019 tot 30 september 2020 ten laatste.

De softwarepakketten van de voorschrijvers en de apothekers worden aangepast, zodat de voorschrijvers een geldigheidsduur kunnen bepalen die afwijkt van de 3 voorziene ‘standaardmaanden’. De softwareleveranciers zullen hun systemen zo snel mogelijk aanpassen en deze functionaliteit zal in de loop van september (en niet later dan 1 oktober) 2020 werkzaam zijn.

Meer info: https://www.riziv.fgov.be/nl/themas/kost-terugbetaling/door-ziekenfonds/geneesmiddel-gezondheidsproduct/geneesmiddel-voorschrijven/Paginas/default.aspx

Imprimantes à étiquettes Brother© et Zebra Label© compatibilité et configuration: 

Imprimante à étiquettes

Actuellement, CareConnect ne supporte que les imprimantes à étiquettes de marques :

  • Brother© : QL-560/700 et QL-820NWVB. 
  • Zebra Label© :  2824Z Series, 2844Z Series,  Pax4, ZE500 Series, 105SL, 105SL Plus, S4M (V53 Firmware), ZM Series (V53 Firmware), Xi3 Plus Series, Xi4 Series, KR403, QLn Healthcare Printer, GC Series, GK Series, GX Series, GT800, 2824 Plus Series, ZD500 Series, ZP Series, ZT200 Series, ZT400 Series, ZT500 Series, ZT600 Series, HC100, GK888 Series, GT888

Comment paramétrer vos imprimantes ? (Ex.: prescriptions, A4, étiquettes, matricielle): 

  1. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite
  2. Cliquez via le menu configuration sur 'Imprimer'

 

Prescriptions, A4, étiquettes*, matricielle.  (*Brother, Zebra Label)

  3. Sélectionnez ici l'imprimante sur laquelle vous désirez imprimer vos prescriptions. Sélectionnez l'imprimante installée et le bac adéquat (dans lequel se trouvent les prescriptions). Indiquez 'DL' ou 'Enveloppe DL' pour le format du papier.
  4. Sélectionnez ici l’imprimante sur laquelle vous désirez imprimer vos documents aux formats A4 (ex. : Protocoles, Biologies, Courriers, PDF, etc...) Sélectionnez l'imprimante installée et le bac adéquat.
 Cette imprimante peut être différente de votre imprimante à prescriptions.
  5. Sélectionnez ici l’imprimante sur laquelle vous désirez imprimer vos étiquettes**
       Configurez-la en précisant 29 x 90 mm dans le format du papier et, 'Paysage' pour l'orientation.
  6. Pour les imprimantes Zebra Label, cochez « C’est une imprimante Zebra »
  7. Sélectionnez ici l'imprimante sur laquelle vous désirez imprimer vos attestations (ex. : Spécialistes,  ..... )
  8. Enregistrez la configuration de vos imprimantes et redémarrez CareConnect pour qu'elle soit appliquée.

** Vous devrez peut-être installer le bon pilote pour cette imprimante à étiquettes. Référez-vous à notre  Manuel d'installation et de configuration.

Création d'un numéro BIS pour les patients sans NISS

Le numéro Bis est un numéro d'identification unique attribué aux personnes qui ne sont pas enregistrées dans le registre national, mais qui entretiennent tout de même des relations avec les autorités belges.
Le numéro Bis est composé de 11 chiffres, dont les six premiers sont la date de naissance. À la différence du numéro de registre national, dans le numéro Bis le mois de naissance est augmenté de 20 ou de 40.
Si le NISS ou le BIS n'est pas connu de CareConnect, vous avez la possibilité de le rechercher (si existant) ou d'en faire la demande directement au Registre National.

Lors de l'ouverture d'un dossier, la page "Détails patient" s'ouvre. Les cadres qui sont alors indiqués en orange ont été modifiés et contiennent donc de nouvelles informations. Cela est dû à la vérification automatique du numéro de registre national ou du numéro BIS connu dans CareConnect. Si le patient devait déménager, les informations relatives à l'adresse changeraient également. Cliquez donc sur "Sauvegarder" pour enregistrer les nouvelles données. La prochaine fois que le dossier sera ouvert, l'onglet des détails du patient ne s'ouvrira plus automatiquement. Ainsi, si vous ne cliquez pas sur "Enregistrer", la page contenant les "données du patient" continuera à s'ouvrir automatiquement en raison de cette vérification automatique. 

Cette consultation peut également se faire manuellement en cliquant sur "consulter le registre national" en bas de page.

 Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les maisons médicales.

  • Recherche du NISS/BIS

  1. Cliquez sur la "roue dentée" coin gauche
  2. Cliquez sur "Détails patient"
  3. Cliquez sur "Rechercher n° NISS/BIS". Indiquez les nom, prénom et date de naissance
  4. Cliquez sur "Chercher"

Si la date de naissance est incomplète (ex. mm-yyyy ou yyyy), il vous est possible de prévoir une 'Marge' afin d'élargir votre recherche jusqu'à maximum 12 mois.

  • Création d'un numéro BIS

Les patients pour lesquels aucun numéro de registre national ou de BIS ne peut être trouvé peuvent s'adresser au registre national. Le numéro BIS se compose de 11 chiffres, dont les six premiers sont la date de naissance. Contrairement au numéro du registre national, le mois de naissance est multiplié par 20 ou 40. Cliquez donc sur "Créer un nouveau numéro BIS" pour le créer. Le bouton n'apparaît que si aucun résultat n'a été trouvé dans la case.
Pour rappel: la création du numéro BIS ne se fait que dans des cas exceptionnels et en concertation avec le patient. Tout comme le numéro NISS, le numéro BIS est un moyen d'identification officiel et unique. Les informations doivent être remplies de la manière la plus correcte et la plus complète possible. À cette fin, nous vous renvoyons à identitifaction@ksz-bcss.fgov.be si des corrections sont encore nécessaires. 

Mise à jour: 28/05/2020 14:50 (PE)

Ajoutez des photos à votre DMI avec l'application HealthLink

Grâce à une connexion à l'application HealthLink, vous pouvez désormais ajouter facilement une ou plusieurs photos à votre dossier médical.
De plus, les photos peuvent également faire partie des antécédents du dossier patient. Les photos prises antérieurement peuvent également être jointes au dossier médical. 

Ouvrez le nouveau document "Mobile Scanner" que vous trouverez via l'onglet "Document".

 

Acceptez les conditions:

Allez avec votre smartphone ou tablette sur "mobile.healthlink.be" ou via "scannez le code QR" via une application qui lit les QR-codes de votre choix.
Un tutoriel vous sera présenté pour la première fois.

 

Le tutoriel explique également comment placer le raccourci sur votre écran sous forme d'application de votre appareil, compatible pour Android et IOS.

 

Un bref aperçu:

 

Après le tutoriel, vous pouvez scanner le code QR pour ajouter une image/photo.

Sur CareConnect General Practitioner, vous pouvez voir que vous êtes connecté avec HealthLink.

 Sur votre smartphone/tablette, vous devez autoriser l'accès à l'appareil photo. Acceptez pour ajouter une photo.

 

Les photos seront visibles sur votre appareil photo.

Vous pouvez toujours changer le sujet/titre et ou "Conclusion"de l'image par la suite.

Test PCR

Les patients pour lesquels vous avez passé un test qui s'avère positif seront contactés par le centre d'appels.

Les contacts à haut risque de ce patient sont ensuite contactés par le centre d'appels et invités à se faire dépister.

Ces contacts à haut risque reçoivent un identifiant du centre d'appels que leur médecin généraliste recevra également.

Le médecin généraliste a le choix d'examiner lui-même ces contacts à haut risque (lorsque le médecin le peut) ou de les référer à un centre de triage.

Le médecin a besoin de l’ID pour rechercher l'échantillon dans l'application PCR pour partager le résultat avec les patients ou, dans le cas où le médecin a lui-même effectué le test, pour ajouter des informations au dossier dans l’application PCR.

Lorsque vous démarrez un nouveau contact dans CareConnect GP, vous verrez un nouveau bouton en haut à droite de l'écran de contact : 'Validation PCR-test (COVID-19)'

‘PCR Prescription Validation’ est une application web dédiée à la vérification du code, délivré par le Contact Center au citoyen, sur la prescription prioritaire d’un test PCR. L'application est accessible après authentification.

Dès que vous appuyez sur ce bouton, vous serez redirigé vers l'application PCR qui s'ouvrira dans votre navigateur Web.

Retrouvez toute l’info sur le manuel d'utilisation via le lien suivant : https://www.corona-tracking.info/wp-content/uploads/2020/05/Verification-PCR-Test-Prescription-Manuel-utilisateur-.pdf 

Problème : CareConnect ne démarre pas, l'erreur ci-dessus apparait.

Solution : Fermez l'erreur et téléchargez à nouveau CareConnectGP via le lien de téléchargement

Lien de téléchargement Hector

https://download.healthconnect.be/products/hector/slow-ring/

Hector interface

Hector sera disponible sur votre bureau à partir de la version 7.2 avec une nouvelle icône.
Ce même logo apparaîtra dans les tâches en arrière-plan afin que vous sachiez qu’Hector reste actif et traite les nouveaux messages. Vous pouvez également cliquer sur   pour ouvrir Hector dans votre navigateur.

Vous pouvez vérifier si Hector démarre automatiquement via le "Gestionnaire des tâches" (Windows) ou "Utilisateurs et groupes" via "Préférences système" (Mac OS).

 

 

 

Réception et envoi de messages

Pour recevoir les messages d'un prestataire de soins de santé, le certificat eHealth du médecin doit être configuré dans Hector.
Par exemple, les messages seront envoyés et reçus via cette eHealthbox <--> Boîte de réception à Hector.

Hector sur un nouvel appareil ? Appelez le Helpdesk au 09 325 87 60 pour que nous puissions activer l'accès.
Sous "Messages", les messages entrants et sortants sont affichés dans les dossiers "Inbox & Inbox DMI (messages envoyés et entrant au logiciel médical)" .

 

Decendez dans le bas pour retrouver l’onglet “Paramètres”.
1. Définissez la réception et le fichier vers le DMI
2. Définissez l’envoi et le fichier provenant du DMI
3. Aperçu des certificats eHealths et les détails

1. Définissez la réception et le fichier vers le DMI

L’option ‘Créer fichier ADR.xml’ doit être cochée. 
Le dossier dans lequel les messages doivent être envoyés afin qu'ils puissent être récupérés par CareConnect est déterminé à cet endroit.
  • Windows: C:\CareConnect
  • Mac: /Users/Shared/CareConnect

2. Définissez l’envoi et le fichier provenant du DMI

Le fichier « TO_SEND » ainsi que le fichier « Error »sont complétés pour les messages sortants
  • Windows: C:\Hector\TO_SEND et C:\careconnect\error
  • Mac: /Users/Shared/Hector-data/TO_SEND et /Users/Shared/careconnect/error

3. Aperçu des certificats eHealth et les détails

Flow messages reçus :

Flow messages envoyés :

Les messages envoyés sont visibles dans Hector, mais vous pouvez également les retrouver sur votre ordinateur dans le dossier "SEND".

(Ré)envoi de messages depuis Hector au médecin généraliste de CareConnect : 

2. Cliquez sur l’icône dans le coin supérieur gauche.
3. Cliquez sur ‘Exporter DMI’.
4. Choisissez une des options et cliquez sur ‘Exporter’.

Ajouter un utilisateur/certificat eHealth dans Hector.

1. Cliquez sur ‘paramètres’.
2. Cliquez sur ‘Edit’ sous ‘eHealth Credentials’.

3. Ajoutez un certificat eHealth en cliquant sur 

4. Ajoutez le certificat eHealth, indiquez le mot de passe du certificat eHealth et cliquez sur ‘Télécharger’.

Renouveler un certificat eHealth dans Hector

1. Cliquez sur ‘paramètres’.
2. Cliquez sur ‘Edit’ sous ‘eHealth Credentials’.
3. Cliquez sur le certificat eHealth que vous souhaitez renouveler.
4. Cliquez sur ‘Mettre à jour le certificat’.
5. Chargez le certificat eHealth, complétez le mot de passe et cliquez sur ‘Mettre à jour’.

Langue compte

1. Allez tout en bas pour consulter les réglages d’utilisateur. 
2. Cliquez sur ‘Mes préférences’.
3. Modifiez la langue du compte et redémarrez l’application. 

Afin d'installer CareConnect, veuillez suivre les étapes ci-dessous reprenant les différents liens de téléchargement.

1. Votre ordinateur répond-il aux exigences de Careconnect GP ?

Vérifiez les conditions requise pour installer CareconnectCliquez ICI

2. Téléchargez CareConnect General Practitioner

Surfez en cliquant sur le lien suivant: https://services.careconnect.be/client/4.6-gp/otherplatforms.html

Cliquez sur le bon lien de téléchargement: Windows ou Mac OS X :

Enregistrez le fichier .exe et/ou cliquez sur "Exécuter" (Celà dépendera de votre navigateur internet)

 -->  

Sur Mac, vous pouvez trouver le téléchargement en haut de votre navigateur ou dans votre Dock.

Effectuer l'installation

    

3. La première fois que vous vous connectez sur un nouvel appareil

Le nom de votre cabinet est demandé.

On peut facilement le trouver en haut d'un autre appareil avec CareConnect General Practitioner.

Inscrivez-vous dans CareConnect Médecin généraliste.

Nouvel utilisateur ?

Activer le Passeport Corilus (authentification multifacteur).

Ce mode de connexion n'est pas nécessaire pour que CareConnect fonctionne, mais il est indispensable si vous utilisez également CareConnect Mobile.
De plus, il peut être utilisé comme backup pour se connecter si vous n'avez pas votre eID (perdu, défectueux, ...) ou s'il y a un problème avec le lecteur de carte (oublié, défectueux, ...).

4. Configurez votre CareConnect 

Vous êtes un nouvel utilisateur ?

 Vous utilisez déjà Careconnect et, l'installez sur un nouvel appareil ?

La configuration est prise en charge par le Cloud, mais deux éléments doivent encore être configuré :
Imprimer : via les options Paramètres (la roue dentée en haut à droite) et Imprimer, vous pouvez configurer vos imprimantes. sélectionnez votre imprimante, le bac et le format du papier. Pour les prescriptions, il s'agit de "DL". Pour une imprimante d'étiquettes, choisissez le format 29 x 90 mm (est le plus couramment utilisé) et choisissez le type d'orientation sur "paysage".

 

Messages :

établir le lien entre Hector et le médecin généraliste de CareConnect. Sur un nouvel appareil, ces dossiers n'existeront pas encore, vous devrez donc les créer :

Avec système Windows

 

Avec système MAC OS X

5. Hector

 Vous devez également installer Hector si vous voulez envoyer (et recevoir) des messages de CareConnect sur cet ordinateur. Contactez notre service d'assistance pour l'installation d'un premier utilisateur dans Hector au 09 325 87 60.
Pour que l'installation se déroule sans problème, nous avons besoin d'au moins un certificat eHealth avec mot de passe.
Installez Hector via :https://download.healthconnect.be/products/hector/slow-ring/

6. Logiciel de lecture de cartes 

Vous devrez peut-être aussi installer le logiciel de lecture de cartes du gouvernement. Ce n'est pas nécessaire pour CareConnect, mais c'est obligatoire pour les services de santé en ligne. Vous trouverez plus d'informations sur le site https://eid.belgium.be/fr pour Windows et sur le lien "télécharger le logiciel eID pour un autre système d'exploitation" pour Mac.

Consultez aussi les nouveaux articles de l'INAMIun aperçu ici

  • En tant que médecin, vous jouez un rôle important dans la recherche des contacts et des tests en cas de suspicion de contamination par le CoV-2 SRAS. Lire l'article complet  ici 
  • Pour plus d'informations sur le "traçage" du Corona virus, cliquez ici
  • Une liste des centres de triage est disponible ici

Envoi électronique

Afin que les demandes de labo puissent être envoyées électroniquement au centre concerné, vous devez obligatoirement disposer de la dernière version d'Hector, minimum 7.8.1212 (Hector) et 4.5.24423 (CareConnect). Vous retrouverez le numéro de version au lancement d'Hector, avant de vous connecter en tant que médecin, tel que ci-dessous :
 

Si vous êtes déjà connecté dans Hector, cliquez dans le menu de gauche, tout en bas de l'écran, sur 'Se déconnecter' et vérifiez votre version.

COVID-19 : Demande de laboratoire en cas de suspicion de contamination par le SRAS-CoV-2

Depuis le 4/05/2020, le nouveau formulaire électronique est disponible dans l'onglet 'Documents'. Vous pouvez le retrouver en utilisant le terme de recherche 'covid' :

  1. Sélectionnez le document et ouvrez l'eForm.
  2. Les données telles que le nom, la date de naissance, le Niss,... sont automatiquement complétées.
  3. Complétez les données cliniques.
  4. Indiquez si un échantillon a été prélevé et remplissez les données pertinentes. 

Aucun échantillon n'a été prélevé et le patient a été orienté vers un centre de triage ; voir la liste ici

Veuillez imprimer le PDF de la demande de laboratoire et le remettre au patient lorsque vous voyez ce message. Une version imprimée du formulaire de demande doit accompagner le prélèvement.

     5. Partagez le formulaire via Helena en cliquant sur

     6. Cliquez sur 'Envoyer'.

Remarque : Le numéro de l'échantillon est facultatif (certains laboratoires travaillent sans code-barres/numéro d'identification).

En tant que médecin, vous jouez un rôle important en ce qui concerne la recherche et le dépistage des contacts en cas de suspicion de contamination par le SRAS CoV-2.

COVID-19 : Notification de suspicion de contamination en cas de test de laboratoire négatif SARS-CoV-2

Depuis le 4/05/2020, le nouveau formulaire électronique est disponible dans l'onglet 'Documents'. Vous pouvez le retrouver en utilisant le terme de recherche 'covid' :

Ce formulaire électronique est utilisé pour signaler un faux négatif.

1. Sélectionnez le document et ouvrez le formulaire électronique.
2. Les données telles que le nom, la date de naissance, le numéro de registre national, etc. sont automatiquement complétées. Remplissez les champs obligatoires.
3. Remplissez les détails de l'échantillon et entrez le nom du laboratoire où l'échantillon a été testé.
4. Partagez le formulaire via Helena en cliquant sur le bouton 'Patient' en haut à droite. 
5. Cliquez sur "Envoyer".

 

COVID-19 : Certificat de quarantaine

Le nouveau document standard élaboré en collaboration avec Covid-19 est appelé 'Certificat de quarantaine' :

1. Sélectionnez le document et ouvrez le modèle par défaut.
2. Les données telles que le nom et le numéro de registre national sont remplies automatiquement.
3. Remplissez les données.
4. Le document sera envoyé à Helena et également envoyé par courrier électronique si ces derniers sont connus dans les données (mail uniquement valable pendant la période Corona).
5. Cliquez sur 'Envoyer'.

6. Le document est immédiatement visible sur Helena. Vous pouvez toujours le consulter via 'Ouvrir Helena' dans l'onglet 'Gestion des accès'.

 

Comment obtenir un relevé de mes tarifications d’un précédent cabinet ?

Si vous n’êtes plus un utilisateur actif dans un cabinet précédent, vous ne pourrez plus consulter les données relatives à ce cabinet. Il sera donc nécessaire de demander l’autorisation auprès de cet ancien cabinet afin d’obtenir l’autorisation de se connecter comme utilisateur actif dans CareConnect pour une période déterminée.
Un utilisateur actif du cabinet précédent, qui a accès à la gestion des utilisateurs, pourra vous réactiver comme utilisateur afin que vous puissiez effectuer une exportation en fichier CSV de vos données à partir du module de tarification.
 
Deux possibilités existent :

Possibilité 1 : Activer une licence temporaire

Cette option est payante et doit être activée pour un minimum de quatre semaines.                                                                       
L’utilisateur actif devra suivre les étapes ci-après :
1) Cliquez sur la roue dentée en haut à droite de l’écran. 
2) Sous ‘Gestion des utilisateurs’, cliquez sur ‘Aperçu’.
3) Sélectionnez le nom de l’utilisateur qui souhaite obtenir un accès. 
4) Cliquez sur ‘Activer l’utilisateur’.
En fonction du nombre de licences disponibles, le message suivant peut apparaître : 
S’il n’y a pas de licence disponible, les données de facturation seront demandées. On demandera également si un utilisateur a besoin d’un accès temporaire ou permanent. 
Etant donné que les données de facturation sont demandées, cette option est payante. 
5) Complétez les données de licence. 
6) Complétez les données de facturation.
7) Indiquez, si nécessaire, la durée de la licence temporaire. Attention : minimum 4 semaines.
8) Acceptez les conditions générales. 
9) Cliquez sur ‘Acheter une licence et suivant’. 
L’utilisateur peut désormais se connecter dans CareConnect comme utilisateur temporaire ou permanent sous le nom du cabinet précédent. 
Un utilisateur du cabinet précédent peut de nouveau désactiver cet utilisateur et arrêter la licence. 
L’arrêt d’une licence est uniquement nécessaire dans le cas d’une licence permanente. Les licences temporaires seront automatiquement arrêtées et désactivées à la fin de la date renseignée. 

Possibilité 2 : Echanger une licence temporairement

Cette possibilité est d’application pour n’importe quelle durée, par exemple uniquement le matin ou un jour entier mais : 
Le désavantage de cette méthode est qu’un des utilisateurs actifs ne peut pas utiliser CareConnect à ce moment.  
Nous avons : 
  • Utilisateur A = Utilisateur avec accès à la gestion des utilisateurs qui va faire l’échange 
  • Utilisateur B = Utilisateur qui ne pourra pas utiliser sa licence temporairement 
  • Utilisateur C = Ancien utilisateur qui va se connecter temporairement 
Il faudra suivre les étapes ci-dessous :
1) Cliquez sur la roue dentée en haut à droite de l’écran.
2) Cliquez sur ‘Aperçu’ sous ‘Gestion des utilisateurs’.
3) L’utilisateur A sélectionne le “médecin à remplacer” (utilisateur B) dans l’aperçu et clique sur ‘Désactiver l’utilisateur’. L’utilisateur B sera désactivé et n’apparaitra plus dans la liste sous ‘Gestion des licences’.
4) Pour ajouter le médecin comme utilisateur actif dans CareConnect : Cliquez sur l’utilisateur C dans l’aperçu. 
5) Cliquez ensuite sur ‘Activer l’utilisateur’. 
Après le changement, répétez les étapes afin de redonner accès à CareConnect au médecin original. 
1) Cliquez sur la roue dentée en haut à droite. 
2) Cliquez sur ‘Aperçu’ sous le titre ‘Gestion des utilisateurs’.
3) Sélectionnez le médecin qui a eu accès temporairement et désactivez cet utilisateur. Ensuite l’utilisateur sera désactivé et n’apparaitra plus dans la liste sous ‘Gestion des licences’. 
4) Sélectionnez le médecin original dans l’aperçu et cliquez sur ‘Activer l’utilisateur’. L’utilisateur est de nouveau lié à une licence et peut de nouveau se connecter dans CareConnect.

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